2023.06.09
ファシリテーション能力とは？ファシリテーターに必要な能力やスキルを解説
目次
ファシリテーションとは、会議や社内研修などの「場」をデザインすることで、円滑にゴールに導くことです。そのような場をデザインするファシリテーターによって、議論のクオリティは大きな影響を受けます。
本記事ではファシリテーション能力とは何かといった基本的な部分を始めとして、ファシリテーションに必要な能力、事前準備などを含めて解説します。
ファシリテーションとは
ここでは、ファシリテーションという言葉の基本的な意味と、ファシリテーションにおいて求められる能力について解説します。
ファシリテーションとは
ファシリテーションとは「facilitate」という英語が語原であり、「円滑にする」「楽にする」を意味します。ビジネスにおけるファシリテーションとは、会議や研修において活発な議論や発言ができる雰囲気を作り上げ、その目的が達成されるように働きかけることです。
一般的にファシリテーションの役割は、会議の司会進行をイメージする方も多いでしょう。しかし、実際には「場」を作り上げ、会議や議論などの目的達成に導くことが求められます。つまり、ファシリテーターの役割は司会進行に留まらず、いかに参加者が意欲的に参加する「場」をデザインできるかが問われるのです。そのため、ファシリテーション能力を向上させるには、ファシリテーターの役割と求められる能力を正しく理解し、周到に準備する必要があります。
ファシリテーション能力とは
ファシリテーション能力とは、議論のスムーズな進行を促す能力です。参加者の意見やアイディアを効果的に引き出して議論を活発にし、その場の目的を達成しなければなりません。議論やディスカッションが噛み合っていない要因は、言葉の定義や焦点の違いなど論理的な要因の可能性もありますし、関係性や表出できない感情的な要因の可能性もあります。もしくはその両方かもしれません。そういった食い違いを嚙み合わせる能力がファシリテーション能力です。
参加者の中には自分から発言するのが苦手な人や逆に話し過ぎてしまう人など、様々な個性を持った人がいます。参加者の個性を把握し、各々の発言機会に偏りが出ないように会議を運営できることも優れたファシリテーターの条件と言えるでしょう。
また、議論が会議の目的から逸れてしまっている場合や、一つのテーマに対して時間がかかりすぎている場合に、議論の方向性を是正することもファシリテーション能力の一つです。
ファシリテーターの役割
会議を円滑に運営するために、ファシリテーターには様々な役割が課されています。まずファシリテーターが最も重視すべきなのは、決められた時間の中で会議の目的を達成することです。そのため、参加者に対して事前に会議の目的を共有し、必要に応じて会議の場全体をコントロールする必要があります。
参加者全員で合意形成に向けた議論を進めることができれば、長い時間を要したにも関わらず、何も結論が出ないという事態を防ぐことができるでしょう。
また、会議は、決定された事項が実行されて初めて意味あるものになります。会議の終盤では誰が、いつまでに、何をすべきなのかを明確にして参加者の合意を得ることが重要です。特に、個人単位で課せられた宿題事項は曖昧になりがちですので、ToDoリストや議事録などの形で保管しておくようにしましょう。
ファシリテーターの役割について、詳しくは下記の記事をご覧ください。
ファシリテーションに必要な能力
ファシリテーションに必要な能力は多岐にわたります。ここでは、ファシリテーションで求められる能力について代表的なものを解説します。
設計力
ファシリテーションにおいては、議論の活性化や場の雰囲気づくりなどの工夫に加えて、会議を行う環境においても配慮が求められます。そのため、ファシリテーターには会議を運営する環境を設計する力も必要です。
たとえば、会議をオンライン形式にするのか対面形式にするのかでも参加者の人数、発言数などが大きく変わってきます。また、対立が生まれやすいテーマについて議論する場合は、参加者同士が正面に向き合わないように座席を配置するなどの工夫もできるでしょう。このように、物理的な面でもファシリテーターの力量が問われています。
観察力
ファシリテーターには場の雰囲気や議論の流れを見極めて、ケースバイケースで柔軟に対応することが求められます。そのため、参加者の様子、積極性、議論の進捗など正しく把握できるだけの観察力が必要です。
たとえば、発言することに消極的な参加者が多いとわかった場合は数人のグループで発表する方式に切り替えるなど、場の雰囲気によって臨機応変に会議運営の手法を変える対応が必要です。
また、参加者が本音で語れているか、議論に集中できているかなどにも気を配ることが重要です。参加者や議論の状況を客観的に観察して、場に適した行動を取ることが会議のクオリティを向上させます。
「対人」・「対場」の感受能力
会議や討論においてスムーズに進行するためには、論理的な側面だけでなく、関係性や感情的な側面にも配慮する必要があります。議論が噛み合わない原因には、言葉の定義や焦点のズレなどの論理的要因だけでなく、表出できない感情的な要因も含まれる可能性があります。それは個人的な要因なのか？その場の雰囲気が要因なのか？など、複数の要因が考えられます。ファシリテーションという行為に至る前に、実態的に場や人がどのような状況であるかを診断できる必要があります。
論理的思考力
会議における結論を出す際には、議論で話された賛成・反対を含める様々な意見を論理的に整理する能力が必要です。参加者の発言を正確に理解し、会議の目的に適しているのかを判断しながら議論の進行を促します。
ここでの論理的思考とは、情報を決められた枠組みに沿って分析するスキルを指します。後述する「場をまとめる力」を発揮するためにも、ファシリテーターにとって論理的思考力は不可欠な能力だと言えるでしょう。
問題解決力
議論において問題にぶつかった際には、ファシリテーターの問題解決力が重要となります。会議のファシリテーションにおいて議論が思ったように深まらない、参加者の中で知識に差があるといった事態はつきものです。
このようなケースにおいては、ファシリテーターが主導して起こっている問題を可視化し、問題解決を図る必要があります。たとえば、議論が紛糾して時間内に結論を出すことが難しいと思われる場合は、何が論点になっているのかを明確にし、追加での会議設定を提案するなどの解決策が考えられます。
複数のコミュニケーション能力
参加者が発言しやすい雰囲気を作り議論を活発化させるためには、参加者との円滑なコミュニケーションが欠かせません。とくにファシリテーターには参加者からの意見を引き出すコミュニケーション能力が求められます。
せっかく勇気を出して会議で発言したとしても、ファシリテーターが無関心な表情をしていたり、否定的なコメントが返ってきたりすると発言者は当然として、他の参加者も発言しづらくなってしまいます。もし、発言した内容が間違っている、議論の本筋からずれているなどの場面でも一度は肯定的な姿勢で共感を示し、その上で指摘や意見を述べることが重要です。
また、言語的なコミュニケーション以外でも、発言者の目を見て話を聴く、発言者に体を向けて聴くといった非言語でのコミュニケーションについても意識しましょう。実際のファシリテーションで活用されるコミュニケーション能力は、非常に多く諸説あります。詳しくは下記の内容を参照してください。
タイムマネジメント能力
会議には必ず時間的な制約があり、その中で結論を出すことが求められます。そのためファシリテーターには時間を適切に配分・管理するタイムマネジメント能力が必要です。
会議においては、議論が本筋から外れてしまう、参加者の発言が長くなるなどの理由で従来のスケジュールが乱れることは日常茶飯事です。ここでのタイムマネジメント能力には、発言時間が長い参加者に対して気分を害さないように途中で発言を切り上げてもらうなどのコミュニケーションにまつわるスキルも問われます。
議論の流れを常に意識した時間管理や、参加者に対して制限時間の意識づけを行うこともファシリテーションにおいて重要と言えるでしょう。
介入と放任のバランス感覚
ファシリテーターには、議論が難航している際に適切に介入し軌道修正する役割があります。しかし、あまりにもファシリテーターの介入が大きいと参加者による発言機会が失われる上に、議論の内容にファシリテーターの主観が影響してしまい、結果として議論の質が低下する懸念があります。
そのため、基本的には参加者の発言を尊重して会議運営を進めるものの、残り時間や議論の進捗を加味して介入するバランス感覚が必要です。議論への介入と放任の適切なバランスは時と場合によって変わるため、これも短期的に身に着けることが難しいスキルの一つと言えるでしょう。
専門性
専門的な内容について議論する会議では、参加の前提条件として議論する分野の専門知識が求められるケースがあります。「議論のテーマや内容についての理解」は、参加者だけではなくファシリテーターにも必要です。
もしファシリテーターに議論のテーマや内容についての知見がない場合、参加者の間で繰り広げられる議論についていけず、会議への適切な「介入」と「放任」をできない場合があります。ファシリテーター自身が議論に入っていけないと、参加者からの信頼が得られず、会議の進行にも支障をきたしてしまうでしょう。
そのため、専門的な内容を扱う会議では、あらかじめその分野に詳しい人を候補としてリストアップした上で、ファシリテーターを依頼する必要があります。
場をまとめる力
会議では、難解なテーマに参加者が混乱してしまうケースがあります。そのような状況下でも、ファシリテーターには紛糾した議論を落ち着かせ、解決の糸口を提供して軌道修正する役割があります。
そのためには、ここまでで解説してきた現状を把握する観察力、論点を整理する論理的思考力、現状を打破する問題解決力などを含めた複合的なスキルが必要となります。
これは、ファシリテーションにおいて場をまとめる力と言い換えることができます。場をまとめる力には複合的な要素があり短期間での習得は難しいため、ファシリテーションの経験を積みながら身につけていきましょう。
ファシリテーションが上手くいかないのは能力不足？
ファシリテーターがいたとしても議論が円滑に進まないケースは数多くあります。ファシリテーターが場をうまくまとめらない原因にはどのようなものがあるのでしょうか。
その理由としては、先述したファシリテーションスキルのどれかが欠けていること、そもそもファシリテーションの経験が不足していることなどが考えられます。ファシリテーションに必要な能力は多岐にわたり、どれも一朝一夕で身につくものではありません。そのため、自分の不足している能力を理解した上で、場数を踏んでいく必要があるでしょう。
また、ファシリテーションがうまくいかない原因には後述する事前準備が不足していることも考えられます。ファシリテーションにあたっては、運営ルールの設定、会議の目的や前提知識の把握などが必要であり、場当たり的な対応では会議を円滑に運営することはできません。
とくにファシリテーター自身が会議のゴールをきちんと設定できていない場合は、議論の方向性がずれた際に軌道修正することができなくなります。円滑なファシリテーションを行うためには、必要なスキルの習得に加え、次で述べる事前準備を入念に行うようにしましょう。
ファシリテーション能力の他に必要なのは事前準備
ファシリテーションにはスキル以外にも事前準備が必要となります。ここでは、ファシリテーターとして何を準備すべきかについて解説します。
会議の責任者や主宰者との関係性を把握する
ファシリテーターの役割を担う際には、会議の主宰者や参加者がどのような人物なのかについて詳しく把握しておきましょう。具体的には、何を目的とした会議なのか、参加者はどのような立場の人が多いのか、参加者全員が前提知識を持っているのかなどが確認事項となるでしょう。
管理職と一般社員が混ざっている会議においては、管理職からの評価を気にして一般社員からの発言が少なくなることが予想されます。そのような場合は、管理職と一般社員でグループを分けてディスカッションしてもらうなど会議進行の仕方に工夫が必要になるでしょう。
また、議論を円滑に進め参加者の合意形成を図るために、会議の主目的や求められる成果についてもファシリテーター自身が深く理解した上で、会議に臨む必要があります。
シナリオを準備しておく
実際のファシリテーションでは、事前の想定通りに会議が進むことはほとんどありません。思ったように参加者からの意見が出ない、意見が対立してしまうなど想定外の事態が発生することは織り込んでおいた方がよいでしょう。
何らかの理由で議論が滞ってしまった際に備え、事前に会議の方針を定め、結論の落としどころを決めておく必要があります。そのため、懸案となるテーマについては事前に論点を整理しておき、整理した論点に基づいていくつかのシナリオを準備しておくことがおすすめです。
ルールの設定
会議を有意義なものにするためのルール作りも重要です。たとえば、「発言内容に対して否定的にならずに共感の態度を示す」、「一人当たりの発言時間は1分以内」、「オンライン会議では参加者は顔出しする」といった具合にルールを定めて周知しておくことで、スムーズに進行できます。
安心安全な場を作る
入念に事前準備をしても、参加者からの活発な発言がなければ会議を円滑に進めることはできません。参加者が自発的に議論に参加し発言するためには、安心して発言できる雰囲気づくりが不可欠です。
会議には役職や立場の違う人達が参加しますが、公平性を保って誰もが発言できることが重要でしょう。新規事業のアイディアを出す場においては、採算を度外視した斬新な事業の案が出た際には他の参加者から否定的な意見や慎重論が出てしまいがちです。
しかし、ファシリテーターから「あくまでアイディアを出すことが目的なので、案出しに注力しませんか」といったフォローができれば、全ての参加者にとって安全に発言できる場になるでしょう。あらかじめ、会議のアジェンダごとにコンセプトを決めておくことで安心安全な場を作ることにつながるのです。
まとめ
ファシリテーションは社会のさまざまな場面で求められる能力ですが、実際に必要とされるスキルや事前準備は多岐にわたるため、日々の経験から学んでいく必要があります。ファシリテーターの役割を担う機会がある場合は、実践を積みながら自身の特手不特手を把握し、ファシリテーション能力の向上を目指すことがおすすめです。
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株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
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