2023.07.13
見やすい社内ポータルサイトの作り方！失敗しないための注意点を解説
目次
社内ポータルサイトはあるものの、「社員にあまり利用されない」「情報が刷新されず放置されている」といったケースがあります。本来、社内ポータルサイトは企業にとって多くのメリットがありますが、作り方を間違えるとただのお飾りツールとなってしまいます。
社員に活発に利用される社内ポータルサイトを作るには、とくに「見やすい社内ポータルサイト」であることが重要です。見やすいとは視覚的な意味もありますが、操作性やコミュニケーションといった部分にも関係している、と言ったら驚かれるのではないでしょうか。
本記事では、「見やすい社内ポータルサイトの作り方」について事例とともに解説します。作成の要点だけでなく、避けるべき注意点についても解説します。
見やすい社内ポータルサイトとは？
見やすい社内ポータルサイトには、いくつかの押さえておくべき条件があります。何となくで作っても見やすい社内ポータルサイトは実現しません。最初に骨子となる条件について理解しておきましょう。
ブランドイメージが明確である
見やすい社内ポータルサイトを作る上でまず大切になるのが、企業や組織のブランドイメージが明確に打ち出されたデザイン・内容になっていることです。
理由は、自社に対するブランドイメージが反映された社内ポータルサイトの方が社員は受け入れやすいからです。
例えば、自社が高級感のある革靴を販売する企業だとして、社内ポータルサイトがポップでカラフルなデザインならどうでしょうか。社内会議などでは洗練されたビジネス用の革靴について議論しているのに、社内ポータルサイルでは全く別のイメージが広がり、ギャップを感じてしまうでしょう。
そうしたギャップからくる違和感は使いにくさにも繋がるため、ブランドイメージと社内ポータルサイトのデザインには統一感を持たせることが重要です。
目的に応じて適切にコンテンツが配置されている
社内ポータルサイトには、自社のノウハウや過去の取引データなど、社員が業務で必要となる情報がストックされています。そのため、「サイト内のどこにあるのかわかりづらくて時間がかかる」を避け、できるだけ1度のアクセスで必要情報を閲覧し、素早く業務に反映できるよう、適切にコンテンツが配置されていることが重要です。
具体的には、情報を分類し、タグやカテゴリーによって視覚的にわかりやすくしておくことです。直観的に場所がわかるようにし、社員の探す負担を軽減するようにデザインすることが大切で、凝った作りにする必要はありません。
フォントや文字サイズ、色が統一されている
サイトとして見やすくするには、文字サイズや文字色、フォントなどが統一されていることも大切です。社内ポータルサイトは業務で使用するものなので、社員が素早く的確に内容が理解できるよう、文章は読みやすさ第一にデザインされている必要があります。
例えば、アートやファッション関係のWebページのような、文字サイズのメリハリや文字色のバリエーションなどによる、感性に訴えかけるような視覚的に楽しむ要素は必要ありません。平坦で視認しやすい統一感のある文章にすることが、社内ポータルサイトにおいて必要なデザインになります。
余白を上手に使用する
画面上に適度な余白を設けることも、社内ポータルサイトを見やすくするためには重要です。画像や文章の間に余白があることで、情報を整理しながら閲覧でき、シンプルに読みやすくなるなど視認性がよくなります。
びっしりと文字で埋まった論文のようなWebページは読みにくいですし、画像と文章、画像と画像が余白なく隣接していたら見づらいものです。改行も含め、適度な余白を取り入れることで見やすくするようデザインしましょう。また、横に長い文章はなかなか読みづらいものです。段数を変更することによって横の目線を短くすることによって、読みやすさ・理解しやすさが格段に向上します。
ユーザーにとって必要な情報を取得しやすいUI・UXデザイン
社内ポータルサイトは業務を効率化するツールであり、求められているのは情報に素早くアクセスし、情報をアクションに落とし込める実用性です。より実用的であるためには、社員が必要な情報に辿り着きやすいUI・UXデザインになっていることが重要です。
ただ漫然と情報を記載しているだけでは実用的とは言えません。情報が整理・カテゴリー化され、今必要な情報がどのページにあるのかすぐにわかるようレイアウトされていなければなりません。また、検索機能をつける場合には、検索性能にも配慮する必要があるでしょう。
UI・UXデザインが悪いと逆に業務効率を下げてしまうので、構造をどのようにするのかは、とくに注意が必要な部分です。
画像やアイコンが適切に使われている
画像やアイコンが必要な箇所に配置されていることも、社内ポータルサイトを見やすくするためには大切です。
例えば一般的なWebページやブログなどでも、文章の補足として画像を挿入してわかりやすくしたり、アイコンによる注意点の喚起や印象に残りやすしたりするなどの工夫を行っていますが、社内ポータルサイトにおいても、画像とアイコンによる視覚的なフォローによりページを見やすくすることができます。
読みやすさに配慮したカラースキーム
カラースキームとは簡単に言うと、それぞれの色の持つ性質を利用し、目的に則した配色を行うための設計を指します。社内ポータルサイトにおいては、社員にとって視認しやすく、読みやすいデザインにする目的のために必要な概念です。
特定の色を基調にして画面に統一感を持たせることにより、社員が抵抗感や違和感なく社内ポータルサイトを利用し、スムーズに情報を取得できるようになります。
アクセントカラーを活用
読みやすく平坦な文章が重要だと記載しましたが、適宜アクセントカラーを入れることにより、要点や注意点などを強調させることも、社内ポータルサイトを見やすくするためには大切です。アクセントカラーによってジャンルやカテゴリー分けすることも視認性向上に繋がるため、こちらも必要な状況で用いていくと効果的です。
また、昨今ではモバイルフレンドリーと呼ばれる、スマートフォンで見やすくするためのデザインも求められており、とくにアクセントカラーによる強調や分類は、モバイル端末で社内ポータルサイトを利用する上でも重要です。
見やすい社内ポータルサイトにはコミュニケーションの設計も重要
見やすい社内ポータルサイトを作るためには、目に見えるデザインだけでなく、社員同士や社員と企業が行うコミュニケーションを設計することも重要です。理由は、社内ポータルサイトを通して社内の人間関係を構築することは、現代ビジネスにおいて業務上、避けては通れない課題だからです。
社内ポータルサイトはコミュニケーションの場にもなる
社内ポータルサイトのメリットは、自社の情報を引き出せることだけではありません。社員同士はもちろん、会社と社員がコミュニケーションできる場として機能することも重要なポイントです。
社内ポータルサイトでは、掲示板やチャット機能といった社員同士がダイレクトにやり取りできるツールをはじめ、グループウェアといったコミュニケーションを促進するためのツールを利用し、場所や時間を選ばず社員同士が頻繁にやり取りすることができます。また、社内ニュースを時間を問わずアップでき、社員側のタイミングで社内ポータルサイトにアクセスして閲覧することもできます。
柔軟なコミュニケーションの結果、社員同士の情報共有や交流が活性化し、業務効率の向上やチームや部署の連携がスムーズになるといった効果が期待できるでしょう。
デジタルワークプレイスとしての活用も検討する
昨今ではリモートワークも普及していますが、社内ポータルサイトは、遠隔で業務を行う際のデジタルワークプレイスとしても活用ができます。デジタルワークプレイス上でのメリットとしては、情報共有が容易になることと、コミュニケーションの記録が社内ポータルサイト上に残るため、後から必要な情報を確認することができる利点があります。
それは社内におけるナレッジの共有・運用を促進することで、品質向上や業務効率化だけでなく、価値のあるイノベーションを社内外に向けもたらします。
社内ポータルサイトをデジタルワークプレイスとして活用する際、ナレッジマネジメントの考え方に則ることも重要です。また、業務にとって重要なナレッジの共有・運用は個々の社員だけでなく、部署やチーム、ひいては企業全体で行われることが最適なため、社内ポータルサイトの利用のしやすさは、ここでも重要になってくるでしょう。
デジタルワークプレイスでの活用も含め、ナレッジの共有・運用によって企業全体がより効率的かつ生産的に機能するためには、社員全員がアクセスする社内ポータルサイトを利用しやすいように設計し、最適化された仕組みの構築を行うことが大切です。
見やすい社内ポータルサイトを作る方法
見やすい社内ポータルサイトを作るためには、押さえておくべき要点があります。ここでお伝えする要点を作成の手順に加え、設計段階から社内ポータルサイトの質を高めておくと良いでしょう。
情報の整理整頓を行う
情報が整理されていない場合、社内ポータルサイトを作っても使いにくく、十分な効果を得ることはできません。また、すでに社内ポータルサイトがあったとしても、共通の言葉の定義や前提がなければ機能として不十分だと言えます。
情報だけでなく、実務上の問題もあります。例えばフォーマットに問題がある場合、各申請書や引っ越しの連絡など、社内ポータルサイト上の情報データとPDFやExcel、紙のデータが重複している場合もあります。
また、取引上の契約書の雛形についても、顧客と仕入れ先が分かれていない場合、同じような情報データが社内ポータルサイト上にあり、契約書データが重複してしまうこともあるでしょう。法務部門においてWebデータ化する際にも、契約書自体が体系化されていることが必須です。
このように、情報や共通言語などが整理されないまま社内ポータルサイトを作った場合、さまざまな不具合が起こります。混乱状態を招く前に、まずは社内ポータルサイトの基礎となる情報や共通言語の整理を社内で行うことが重要です。
社員にとって最適な情報設計になっているのか
経営者や経営陣と社員は立場が異なるため、それぞれ異なる情報を求めています。例えば経営者はビジネスの成長や経営戦略といった情報に関心を持ちますが、社員は目の前の業務や局所的なプロジェクトに必要な情報を求めています。そのため、企業が社内ポータルサイトを設計する際には、社員にとって必要な情報を収集し、社員が業務に活かせるような情報を提供する必要があります。
また、社員が直近の業務に活用できる情報と同じくらい興味を持つのが人事情報です。配属先の変更や転勤などは自身の生活にも関係しているため、多くの社員が社内ポータルサイト上で定期的に閲覧しています。社員のプライベート環境は千差万別であり、収入・責任の視点においても、経営者とは違った距離感で企業と関係しているからです。
一方、社内ニュースといったトップダウンのメッセージは、それほど関心が集まりません。トップダウンのメッセージの多くは経営者目線の内容が中心なため、社員が必要としている情報とは異なっているためです。こうしたメッセージは基本的に社員に聞き流されやすいものですが、社員の企業へのコミットメントが高まるほど、関心を強めていきます。
このように、社内ポータルサイトに掲載する情報は、社員にとって役立つ内容を中心にしなければ意味がありません。また、社内で使われる用語は定義をはっきりさせ、文章はわかりやすくし、人事情報については適宜情報を更新する必要もあるでしょう。
華美なデザインや抽象表現は避ける
社内ポータルサイトは社員用のツールです。そのため、社員が利用に慣れるまでは華美なデザインや抽象度の高い表現などはサイトに含めない方が賢明です。自治体のWebサイトや企業のコーポレートサイトのような、デザイン性を重視したUI・UXは利用する社員を困惑させ、使い勝手の悪さから業務に支障をきたす可能性があるからです。
社内ポータルサイトのデザインやレイアウトは、見た目の良さよりもシンプルでわかりやすくすることが重要です。さらに、シンプルでわかりやすいことに加えて、社員全員が共通の言葉の定義や情報の置き場所を理解し、利便性を発揮することが社内ポータルサイトの望ましい姿です。
見やすい社内ポータルサイトを作る際に失敗しないための注意点
見やすい社内ポータルサイトを作る際には、失敗に繋がるやり方に注意しなければなりません。バランス感覚が重要な抽象度の高い部分でもありますので、落とし穴に落ちないように意識的に構えておく必要があります。
現場目線で作ると今のサイトとほぼ変わらないものとなる
見やすい社内ポータルサイトを作る際の注意点として、社員の求めている情報を意識する必要はあるものの、現場の社員目線で作ると現行の社内ポータルサイトと変わらないサイトが出来てしまうことがあります。
なぜなら、現場の社員は業務について変わらないことを望む傾向があり、ツールの複雑な操作や、新たに覚えなければならない作業を好まないことにあります。社内ポータルサイトにも同じことが言え、多くの社員は最新のビジネスツールについて関心がなく、中長期的なデジタル運用についても深く考えていないため、とくに問題が無ければ変更しなくてもよい、と考えるの従業員が多く存在するからです。
現場の声に耳を傾けることは大切ですが、社内ポータルサイトを作成するにあたっては、一部の意見に偏らず、全体の使いやすさのためにどうすればいいのか取捨選択する必要があります。
オーナー目線で作ると業務効率は上がらない
オーナー（経営者）目線で社内ポータルサイトを作る際にも注意が必要です。オーナーは社員とは異なり、積極的に変化をさせていく傾向はありますが、高度で最先端の機能やトレンドに沿ったデザインのツールを採用したいと考えてしまう傾向にあり、業務効率アップに必要な本当に重要な機能がなおざりになりがちです。
例えば、これまでの社内ポータルサイトから見やすいサイトに変更する際、オーナー目線で導入した新しいシステムやデザインに社員がついて行けず、情報システムへの問い合わせが増えるなど混乱が生じる、といった事態が考えられるでしょう。
また、オーナー目線によるテコ入れには、費用の面でも注意が必要です。最新ツールを導入し、社内ポータルサイトを改善する方向になりやすいため、無駄な費用を投じてしまう可能性が出てくるからです。
最新ツールが悪いわけではありませんが、費用を考慮しながら、緩やかな変化になるよう段階的に変更を加えていくことが適切だと言えます。
ユーザーとオーナーの間を行き来しながら社内ポータルを育てていく
社内ポータルサイトを作る際の注意点としては、社員とオーナー（経営者）がコミュニケーションを取るような形で、社内ポータルサイトを成長させていく設計が求められます。社員とオーナーの間を交互に行き来するように意見を収集して双方の目線を尊重し、時にオーナー側は社員からのフィードバックを受け取り、必要に応じて社内ポータルサイトを改善するような、中長期的な計画で社内ポータルサイトを育てる成長戦略が求められます。
変化・最新ツール・費用といった要素のバランスを考え社内ポータルサイトを作成することが望ましいでしょう。
見やすい社内ポータルサイトのデザインは段階的に変化させていく必要がある
定期的に変化を加えていくことで、見やすく、使いやすい社内ポータルサイトにアップデートさせていくわけですが、急激に手を加えることは厳禁です。社内ポータルサイトに関するあらゆる変化は、利用者のことを考えて段階的に行う必要があります。
中長期的な戦略の設計
社内ポータルサイトを利用するにあたり、最初は社員になじみのある3カラムのシンプルなデザインで始めることが望ましいでしょう。その後、徐々に変化を加えていき、社員が違和感や抵抗感がないものから導入していきます。
また、事前に共通認識（共通の言葉や前提）を社員に浸透させておくことにより、導入にあたっての摩擦、コミュニケーションのコストを下げておくことも大切です。デザインについては、文字のフォント、使用するマーク、操作性の微妙な改善など、社員の目が違和感を覚えないようマイナーチェンジする意識で変更を加えていくと良いでしょう。
変化の後は毎回社員からのフィードバックを受け取り、意見を聞きながら、さらなる改善に繋げていきます。中長期的な戦略として、より情報密度のある社内ポータルサイトへとアップデートさせていくことが重要です。
コミュニケーションを段階的に設計する
社内ポータルサイトを作成するにあたって、ツールに適応できない社員からのクレームや問い合わせに対応するコミュニケーションコストの高い状態にならないよう、社内ポータルサイトの変化を段階的に設計することも大切です。
人は基本的に変化を嫌う生き物であるため、急激な変化には強いストレスや、抵抗感をおぼえるものです。慣れない操作や手順を強要される社内ポータルサイトを実装すると、不満や反発を抱く社員も出てくることでしょう。
社内ポータルサイトに変更を加える度、社員から問い合わせや不平不満が出ていては業務にも支障が出かねません。極力そのような事態にならないよう、段階的に変化させる中長期的な計画が重要になります。
ログの取得
社員が社内ポータルサイトにアクセスした際、どのような情報を閲覧しているのかログを取得して確認し、アクセス数や閲覧時間から社員の行動パターンを分析・把握することも重要です。
社内ポータルサイトの「情報」を活かして業務効率や生産性を向上させるように、社内ポータルサイトの改善に大切なのも利用者である社員の「情報」です。アクセス数からは興味の対象や業務にとって大切な情報の傾向が見えると同時に、閲覧時間からは社員がアクセスする時間帯の傾向などがわかります。
ログからは具体的な社員の利用動向がわかるため、社内ポータルサイトに変化を加えていくためにも大事な手法がログの取得になります。
アンケート
社内ポータルサイトを作る際、変化を段階的に設計する場合においては、アンケートによる社員への調査を用いることが有効です。使いやすさや視認性に関する質問や変化前とのデザインの比較、社員目線での改善案の募集など、複数の質問を設定してフィードバックを集めます。
アンケートの注意点としては、できるだけ多くの社員に回答してもらえるように、回答方法や実施する期間を明確にしておきます。回答を締め切った後は集計をし、回答者の立場や属性、系統の傾向といった結果を分析します。
デザインの改善案の策定
ログやアンケートの分析結果を基に、社内ポータルサイトの変化に活かせるような改善案の策定を行います。十分な検討によって決定された改善案をベースに、社員が求める情報をスムーズに探せるよう、社内ポータルサイトのデザインやUI・UXに変更を加えます。
サイトの改修と運用を行う
改善を目的とした変化が加えられたデザインやUI・UXを、実際の社内ポータルサイトに実装し運用するフェーズに入ります。運用中は社員からフィードバックを収集し、必要に応じてさらなる変更を加え、改修と運用を同時に行いながら社内ポータルサイトをアップデートさせていきます。
注意点としては、前述したように、デザインやUI/UXがマイナーチェンジされた社内ポータルサイトに社員が適応しやすいよう、段階的に変化を加えることです。また、社員ポータルサイトの変化のペースは、社員の反応やフィードバックを観察し、適宜調整してタイミングを決定しましょう。
見やすい社内ポータルサイトの成功例
では、具体的に社内ポータルサイトに変化を加え続け、使いやすくアップデートされた2社の成功例を見ていきましょう。
ここでは「三井住友トラスト･パナソニックファイナンス株式会社」と「株式会社東横イン」の事例をご紹介します。
三井住友トラスト･パナソニックファイナンス株式会社
三井住友トラスト･パナソニックファイナンス株式会社は情報を社内ポータルサイト「Global Portal」に集約させいつでもアクセスできるようにすることで、「情報の探しやすさ」を実現しています。
同社の社員は出社後すぐに「Global Portal」を立ち上げ、メールチェック、経費処理、社内決裁といった業務に入ります。別々のツールを起動せず、1つの社内ポータルサイトだけで業務をスタートできることは業務効率や情報集約の点で優れているといえます。
また、「Global Portal」では、会社からの一方通行の情報発信ではなく、各部門が自発的に情報を取得する「プル型」の情報共有の仕組みを取り入れています。「プル型」の情報共有により、社員が意識的に「アクセスしよう」と思える社内ポータルサイトになっている点も、成功に大きく寄与しているといえるでしょう。
同社は「Global Portal」の運用により、社内規定などに関する問い合わせや、管理部門の問い合わせの工数の大幅な削減を実現しています。
株式会社東横イン
ホテルチェーンの運営会社である株式会社東横インは、2016年にクラウドを活用した社内ポータルサイトを中心とした、社内の情報共有基盤の全面的な刷新を行っています。社内公募によって命名された「T-net」と呼ばれる社内ポータルサイトは、全社員のパソコン上のブラウザに最初に表示されるよう実装されています。
「T-net」は、業務上必要な各種申請書類を全文検索機能で探せるほか、ワークフロー、リンク集、新入社員へのトレーニング用映像コンテンツや接客マニュアルなど、業務に必要な情報データを集約・一元化し、社員が誰でもアクセスできるようになっています。
また、毎月600～700件もあったFAXを全て削減し、大容量の動画コンテンツも容易に全社で共有できるようになったため、ホテルチェーン全体としても以前より効率的な運営を行えるようになりました。
まとめ
社員に利用される「見やすい社内ポータルサイト」を作るには、サイト上の視覚情報や操作性だけでなく、社員と企業の間のコミュニケーションの設計も重要になります。デザイン性の高い凝ったページ作りは不要で、大前提として文章が読みやすく、画像が見やすく、操作しやすいUI・UXであることが大切です。
また、社員は急激な変化を望んでいません。社内ポータルサイトに変化を加える時は、期間をあけながら小さな変化を加え、社員がストレスや抵抗感を抱かないよう、少しずつアップデートしていく必要があります。
社内ポータルサイトは、企業に多くのメリットをもたらす優れた社内ツールです。ですが、ただ作れば良いというものではなく、利用者に寄り添った設計をしなければ、本来の機能を発揮することはありません。本記事でお伝えした「見やすい社内ポータルサイト」の要点を意識して設計するようにしましょう。
関連事例
株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
