2024.06.14
1on1ミーティングを効果的に実施するためのステップやコツ、留意点を紹介
目次
企業組織において、個々のメンバーと上司が1対1で行う1on1ミーティングは、効果的なコミュニケーション手法として注目されています。この記事では、1on1ミーティングを成功させるための具体的なステップや、効果的なアプローチについて探求し、さらには注意したい点について解説していきます。メンバーのモチベーション向上やチームのコミュニケーション強化につながる1on1ミーティングの重要性を考えながら、実践的なヒントを提供します。
1on1ミーティングとは？
1on1（ワンオンワン）ミーティングとは、上司と部下が一対一で行う面談です。上司と部下の面談には業務の進捗確認や目標設定、人事評価面談などの面談が挙げられますが、1on1はこれらのどれとも異なります。
1on1の特徴は、お互いの対話型コミュニケーションを重視し、上司から受動的に指導されるのではなく、双方が共同で議論するスタイルで進められることです。上司は部下から日常の悩みや不安、業務に関する課題感などに耳を傾けて積極的に引き出すことが目的であり、これはコーチングのような関わり方ともいえます。
また、上司から部下への指示や指摘、連絡事項を目的とする人事評価面談とは異なり、比較的オープンな雰囲気で実施されるため、部下も上司に率直に意見を伝え合える機会が提供されます。
さらに、1on1と従来の面談との大きな違いの1つは、実施サイクルです。従来の面談は四半期あるいは半年に1回が主流でしたが、対してシリコンバレー由来の1on1は、週に1回、最低でも1ヶ月に1回の短いサイクルで定期的に実施されます。面談の時間も長くて30分程度が一般的です。
元々1on1は、アメリカのシリコンバレーの企業文化に古くから取り入れられていましたが、2012年にヤフー株式会社が導入したことを機に、国内でも1on1が広まりました。
端的に言えば1on1は管理手法の一つであり、普及した背景にはテレワークの広まりが関係しています。
国土が広大で時差もあるアメリカでは、日本よりも早くテレワークの普及が進んでいました。デジタル化された社内コミュニケーションラインによって、テレワークという働き方が実現されたのです。
デジタルコミュニケーションは業務のやり取りにおいては効率的でしたが、一方でこれまでの対面で生じる雑談などの非公式なコミュニケーションが完全に消滅してしまいました。 テレワークによって失われたコミュニケーションを補完する役割として、一見して無駄なようにも思える非効率的な1対1のコミュニケーションの場が導入されるようになったのです。
なお、シリコンバレーで普及してきた1on1に伴い、導入された「ノーレイティング」と呼ばれる人事評価制度があります。ノーレイティングは、社員を職務のランクに基づいて比較的評価するのではなく、各社員の目標設定とフィードバックを通じて独自の評価を行い、上司が部下の給与を決定する新しい評価制度です。極体な言い方をすれば、「ノーレイティング」とは、会社や人事部が実施している査定や個々人の評価のブレの調整などを、全て、チームや部門に、予算毎任せてしまうということです。これは、人件費の予算を、管理者が適正に配分する役割が移譲されるため、一人一人としっかりコミュニケーションを取らない場合は、チームや部門の不和の元になります。より管理者はメンバーと密にコミュニケーションが必要になり、1on1がより重要になってきました。
これにより、従来は会社全体の総人件費の範囲内で調整されていた昇給やボーナスなど調整という業務もなくなり、調整によって個々人のメンバーの評価が、平準化されることも減るということが可能になります。しかし、これはある意味、人事業務がただ管理者に移行したという見方も少なくありません。
つまり、欧米における1on1と、日本における1on1は、導入の経緯や背景も違うため、自社に導入する際に、自社の課題に沿った形態を模索する必要があります。マネジメントのトレンドという理由だけで導入すれば、現場や管理職から無意味な業務の追加だと批判を受けることもあり注意が必要です。
1on1ミーティングに期待される効果
1on1ミーティングには、従来の人事評価面談では得られない効果があります。以下では日本での事例を含めて解説していきます。
部下にとっての効果
1on1を実施することにより、部下にどのような効果があるのでしょうか。下記に解説していきます。
自己理解の促進
1on1ミーティングは、部下自身が自己理解を深める機会となり、自己成長やキャリアの方向性を見つける手助けになります。これはリフレクションという行為に当てはまります。リフレクションとは、自分自身や周囲の人、または集団との関わりの中での行動、感情、思考について対話することです。
リフレクションを行うことで、社員は自己の行動を振り返り、成長と業務の生産性向上につながる学びを得ることができます。出来事を別の視点で捉えて意味を変えたり、感情との切り離しを図ったりすることが可能となり、業務上の常識や前提条件に気づき、行動原理を根本的に変容させていくようになります。リフレクションによって自己の思考や価値観を客観的に見つめて自己理解を深め、自身の強みや課題を把握することで、より効果的に業務に取り組むことができるでしょう。
経験学習
経験学習とは、失敗や成功から学び、それを次の仕事に生かしていくプロセスです。1on1での上司との対話を通じて部下は自らの経験を振り返り、自身だけではクリアできない問題でも早期に解決策を見つけることができます。それを活かすことでより効果的な業務遂行が可能となるでしょう。
上述した内容は当たり前のことであり、実務家にとっては釈迦に説法とは思います。「知行合一」であるように、本質な知識や能力は、知る事と行動経験する事は密接不可分な関係で、相互作用から生み出されるものです。つまり、知識や概念の取得だけではなく、実践と経験に裏付けが必要になります。
また、実務やビジネスにおいては、学習後の問題や業務を、学習前に比べて効率的に処理でき解決できるという成果結果につながることでのみ本質的な実務能力としてアップデートされます。すなわち、ビジネスにおいては、知識と経験と結果が必要となるのです。哲学者であり教育思想家のジョン・デューイは、著書「経験と教育」の中で、「伝統的教育対進歩主義教育」はあまり意味のある議論ではないと主張しています。
例えば、デジタルやイノベーションになどに代表される新しい進歩主義な知識や技術と、伝統的な読み書きそろばんのようなものどちらとも役に立たなければ無意味だという事です。極端に言い方をすれば、知識や技術などは、問題を解決するため、あるいは個人の未来をよりよく生きるための手段や道具だという事です。役に立つという結果や成果がセットになる必要性に言及しているわけです。
職場・組織にとっての効果
適切な1on1ミーティングは、職場や組織にとっても下記のような効果をもたらします。
関係性の向上とそれによる様々な効果
上司が部下の意見や感情に耳を傾け、適切なサポートやフィードバックを提供することで信頼関係が構築され、関係性がより強固になります。それによってチームのモチベーションや生産性の向上、離職率の低下にもつながります。さらに、1on1を通じて、部下が自己表現や成長の機会を得ることができるため、組織全体のパフォーマンス向上にも寄与するでしょう。
職場での従業員同士のコミュニケーションは、直接顔を合わせて会話ができる状況から頻繁に行われるため、個々の性格や特徴がよく表れます。つまり、職場は、ゲマインシャフト（精神的情愛的）に近く、従業員同士は自然に精神的な繋がりを求められることがあります。職場やチームにおいて、合理や理屈では整理できない問題や矛盾があることは無視せず、引き受けていくことが重要です。つまり、関係性ということや情愛というある意味青臭いものが、今後人的資源に活用においては必須となっているのです。
上司にとっての効果
過去の階層的な会社組織においては、管理者は優位で、部下は劣位というのが普通でした。しかし、現在は、部下の方が管理者より高い専門性を持っていることが当たり前の時代です。
つまり、管理者にとって今後は、部下から教えを乞うこともあるでしょうし、それが標準の時代になっていきます。つまり、上司側も学習と成長と機会が増えるということです。 1on1ミーティングは部下のものとしてとらえられることが一般的ですが、実は実施する側の上司の学習と成長のきかいとなります。他であまり語られることもなく見落とされがちですが、下記に解説していきます。
自己理解の促進
1on1において部下と対話をする際には、部下から聞き出したいことを引き出すための問いを立てなければなりません。部下の成長のための適切な問いを立てる過程でありたい姿や、その人の固有の価値観を引き出していきます。このような行為を行っていく中で、自分自身に対しても同じような問いを投げかけることができるようになります。自分自身を客観的に捉え、自分自身に対するコーチングができるようになるということです。
とは言え、部下からすれば、頼る部分が多いのが上司であり、上司は頼られる存在であるということは否定できません。この優位的な立場から、どのように本音や正確な情報を引き出し、議論と対話を生み出し、合意形成をするのは、至難の業です。
コミュニケーションスキルの向上
1on1で行うのは議論ではなく対話です。対話とは、対話とは、お互いの立場や意見の違いを理解し、そのずれをすりあわせることを目的に行うものです。それには相手の話をしっかり聞いて問いを投げかける必要があります。これは業務上の縦のコミュニケーションではなく、相手の立場に立つ横のコミュニケーションです。1on1を行う過程でこの横のコミュニケーションを行うためのスキルが磨かれます。
1on1を実施してから家族とのコミュニケーションが上手く取れるようになったという声がありますが、これは対話をするために欠かせない傾聴と質問のスキルが磨かれたことによるものなのです。
ここで重要なことは、管理職は、コミュニケーション能力をアップデートする必要があるということです。つまり、コミュニケーションスキルは一般的には、初歩的なビジネススキルとして、規定されているため、上司職や管理職には、このようなコミュニケーションスキル開発の機会は少ないのが現状です。
しかし、状況を見ればお分かりの通り、この離職や転職が当たり前の状況において、上位職や管理職クラスの今日的なコミュニケーションのスキル開発は必須となっています。
家族とうまく話せない管理職が多いと聞くような会社には、社会的効果も期待できるはずです。これは一種のウェルビーイングと言って良いでしょう。
1on1ミーティングを組織に導入する際に留意したいポイント
多くのメリットや効果が期待される1on1ミーティングですが、実施の際にいくつか留意しなければならないポイントがあります。より効果的な1on1ミーティングを実施するためにも、以下の点に気を付けましょう。
導入の目的が不明瞭
部下の中には、上司と1対1で話すことが苦手な人や、抵抗がある人もいるでしょう。また、事前共有もなく急に1on1を始めてしまうと、業務が増えたことに不満を持つ人が出るかもしれません。
部下が反発や不満を抱えた状態では、1on1を否定的に捉えてしまい、効果的なものにするのは難しくなります。「1on1は部下の成長促進や、働きやすい関係作りのためのプラスの時間」という事を理解してもらい、積極的に参加してもらえるような環境を築くことが重要です。
ここは、多くの企業が説明不足です。これは1on1に限ったことではなく、グローバル、DX、SDGs、サスティナブルなど、多義性のある言葉をむやみやたらに自社なりの解釈のない言葉で連呼することは、現場の不満や不信の元になります。意味や目的が不明な仕事をさせられることは、誰でも嫌悪の対象であると認識してしまうのです。
管理職のスキル不足
上司のスキル不足が1on1ミーティングに与える影響は大きく、部下のモチベーションを下げたり、コミュニケーションの円滑さを損なったりする可能性があります。
相手の話に耳を傾ける傾聴の姿勢を大切にし、話の内容に応じてオープンクエスチョンとクローズドクエスチョンを使い分ける必要があるほか、部下の成長を促すためにコーチングとティーチングを適切に使い分けなければなりません。
このスキルセットが上手くいっていないと、就業時間内に行われる雑談という形に終わり、アクションにつなげることができずに意味のある1on1が実施できたとは言い難い状況になってしまいます。
自らが1on1の効果を体験せずして、人に提供することは不可能である
1on1ミーティングの効果について述べてきましたが、これはあくまで適切な1on1を実施できた場合に実感できるものです。しかしながら、そもそも実施する側の上司が1on1を受けたことがなく、どのように進めれば良いのかイメージが沸きにくいというケースが往々にして存在します。
自分が体験したことがないコミュニケーションを人に対して行うことは非常に困難なものです。上司自身が1on1を体験し、その効果や良さを体感することで、おのずと目的も明瞭になります。目的がはっきりすると部下に対して意味のある1on1を提供できるようになるでしょう。
1on1導入の際には、多くの企業が上司のスキルセットから取り掛かろうとするかもしれませんが、それだけでは不十分です。1on1はあくまで部下の成長の場であり、そのマインドセットが不十分では、「部下の課題を解決しなければならない」という考えに固執して1on1を実施してしまい、上司が話しすぎてしまうという失敗が起こりかねません。適切なマインドセット醸成するためには、言葉で伝えるだけでなく実感してもらうことが重要なのです。
具体的には、上司同士でワンオンワンを実施する、または外部のコーチにワンオンワンを実施してもらう場を設けると良いでしょう。
1on1ミーティングはいわばOJTのアップデート
元々、現場では OJT（On-the-Job Training）という上司が部下に直接指導や教育を行う形式が採用されていました。
しかしながら、技術革新や多様性を重要視する動きがIoTを中心に進むことで、業務内容も多様化・複雑化し、従来の経験に頼ることがますます難しくなっています。そのため、必ずしも上司が部下よりも熟練であるとは限らないというケースが増えているのです。
そうした状況から、上司の役割は、技術やスキルトレーニングに介入するよりも、複雑課題や自己のキャリアという未来に対する動機付けのほか、仕事の悩みや不安を解消したり壁打ち相手となったりすることに変容してきています。この新たなスタイルはon-the-job Motivateと言うことができるでしょう。
効果的な1on1ミーティング実施のステップ
ここからはより効果的に1on1ミーティングを実施するための手順を紹介していきます。ぜひ参考にしてください。
step１：目的の決定・共有
1on1を実施する際には、その意味や目的を事前に伝えましょう。前述しましたが、1on1は定期的に最長30分の面談を行うため、「1on1を実施する」と伝えただけでは仕事が増えたと捉えられてしまいます。ネガティブな印象を与え、参加や対話に対する姿勢が消極的になってしまうと、部下の成長に必要な情報を引き出すことも困難になります。1on1への納得感と効果を高めるためにも、事前の情報共有は忘れずに行いましょう。
step２：実施の日時・場所の決定
1on1の重要性は、定期的で継続的な実施にあります。これは、コミュニケーションの頻度が高ければ高いほど相互の関係が近くなり、情報共有も密になるためです。1on1を行う際には一定のスケジュールを計画するのが良いでしょう。毎回スケジュール調整をする手間を省けるだけでなく、1on1がキャンセルされるリスクも軽減できます。
また、ミーティングの場所としては、ホワイトボードなどが備えられた部屋がおすすめです。ミーティングを行う中で視覚化して整理が必要なことに話が及んだ場合に迅速に対応ができます。実際に話す際には、下記の図のように机の端に角を挟んで座ると良いでしょう。目線を合わせ続ける必要がなく、リラックスしやすくなります。
step３：対話の実施
1on1での主体は部下であり、話題（テーマ）を決めるのは部下です。部下自身が自ら考える場であることが大前提であるため、上司は部下と一緒に、テーマとしてどのようなことを扱うのがいいのかを一緒に考えていきます。いきなりテーマに入るのではなく、まずは緊張を和らげるためにアイスブレイクから入ることが良いでしょう。今感じていることや、最近気になっていることを共有することで、その場に入っていくための準備をすることができます。
アイスブレイクとして取り上げやすいのは共通の話題です。「最近の流行」や「天気の話題」は、場の雰囲気を和ませるのに効果的ですが、あまりにも仕事からかけ離れた話題だと、部下が業務の相談をしづらく感じるかもしれません。休日の過ごし方や家族のことなど、プライベートに踏み込んだ話題は、部下との関係性を見極めて使い分ける必要があります。
部下が話しやすくなる方法の一つとして、部下の仕事内容を取り上げることもあります。「〇〇はすごくよかったね」とポジティブなフィードバックを行った後、「最近仕事はどう？」とつなげて、仕事について話しやすい流れを作ります。1on1に向けて普段から部下の行動や仕事ぶりを観察しておくことが重要です。
step４：実施と記録
1on1が終了した後は議論された内容を簡潔にまとめていきます。議題となった問題や悩みが部下の行動によって解決されることが望ましい結果です。変化が現れるまでには時間がかかるかもしれませんが、適切な記録があれば、部下自身が次回の1on1の前に振り返り確認できます。
step５：継続的な実施
繰り返しになりますが、一度1on1を始めたら必ず継続して行うようにしてください。実施の頻度や時間に関しては、明確な基準はありません。1on1は上司とメンバーが1対1で行う対話の時間であり、その実施頻度や時間は会社や組織によって異なります。 また、効果的な1on1が大切な時ほど、上司の都合で実施が後回しにされた場合など、これまで築いてきた関係性に悪影響が及ぶことが考えられます。従って、必要に応じてコーポレート部門の支援を受けながら、目的の達成を目指すことが重要です。
1on1ミーティングを組織に定着させるために
前述しましたが、1on1が企業や組織内で定着し、継続的に実施されることは効果的なコミュニケーションや人材育成にとって重要な要素となります。しかし、その定着には様々な課題や障壁が存在します。
まず、1on1が定着しない一番の原因は、実施する目的や導入を決めた背景を、参加者に十分に説明していないことが挙げられます。社員や従業員がなぜ1on1を行う必要があるのかを理解していないとその重要性や意義が伝わらず、定着しづらくなってしまいます。
また、短絡的な目線による成果判断も定着を阻む要因になりえます。部下の自主性を尊重し、成長や改善を促すためには長期的な視点での成果評価が求められます。1on1は単なる情報伝達の場ではなく、部下とのコミュニケーションを通じて目標達成や組織の発展につなげる重要な機会であると認識しなければなりません。
組織への定着を促すには以下のポイントを意識しましょう。
- 1on1の導入目的、意義を共有する
- 管理職に1on1の研修を実施して学習機会を与える
- 1on1の実施状況について定期的にモニタリングを実施する
- 人事部門が項目やテンプレートを用意する
- 実施のハードルを下げて回数を増やす
- 実施のフレームを決める
まとめ
1on1を実施する際には、「組織に導入する場合」、「職場単位で部下に実施する場合」で留意すべきポイントが異なります。1on1はあくまで部下のための時間ではありますが、効果的かつ適切な1on1を実施するためには実施する側の体験創出を欠かさないようにしましょう。
また、1on1の効果を最大限に引き出すためには、部下が安心して参加できる環境を整えることが重要です。部下の意見や悩みを聞き出し、信頼関係を築くことで効果的なコミュニケーションが可能となります。
さらに、適切なアジェンダ（議題）を設定し、目的意識を持って進めることも必要です。部下の目標や課題を共有し、具体的なアクションプランを作成することで、成果を上げることができるでしょう。
継続的な1on1ミーティングを通じて、部下の成長を支援しながらコミュニケーションを深めることで組織全体の成長に貢献していきましょう。
株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
株式会社ソフィア
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人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
