2024.08.23
社内コミュニケーションの活性化事例と重要性を徹底解説
目次
社内コミュニケーションとは、「社員同士がお互いのスキルやノウハウなどを共有し、タテやヨコ、ナナメの関係性を深めることによって、企業の利益に貢献するあらゆる取り組み」を指します。
社内コミュニケーションの活性化は、企業がビジネスを成功させるうえでとても重要な取り組みです。
雇用の流動性が高い海外においては、当たり前のように社内コミュニケーションの重要性が認識されていました。しかし、終身雇用制度が根付いていた日本では、社外向けのコミュニケーションと比べて社内コミュニケーションに注力している企業はほとんどありませんでした。近年、終身雇用制度の事実上の崩壊により転職が当たり前となり、その重要性がようやく認識されつつあります。
社内コミュニケーションの活性化には、きっかけづくりが重要です。
そこで本記事では、このきっかけづくりに効果的な社内コミュニケーションの方法と事例をご紹介します。
社内コミュニケーションとは？「働きがい」における不可欠要素
社内コミュニケーションとは、社内における社員同士のコミュニケーションです。同じ職場内での1対1のコミュニケーションから、部門間、チーム間のコミュニケーション、さらにトップメッセージまで、社内コミュニケーションの形はさまざまです。
ここでは、「働きがい」という観点から、社内コミュニケーションについて説明していきます。
「働きがい」と「働きやすさ」は比例しない
近年、働き方改革の推進から、過去に比べて有給取得なども増え、日本は有数の休暇の多いビジネスパーソンの地域になりました。しかし、人材コンサルティングの米コーン・フェリーがグローバル企業585社（うち日本企業85社）を対象に実施した23年度の調査では「働きがいを感じる」割合は世界平均で71%でした。日本では12ポイント低い59%です。働きがいと働きやすさの両立は難しいことが見て取れます。
ただ、コーン・フェリー担当者は「日本企業の『働きがい』は連続的な低下傾向にあったが、改善の兆しがみられる」と分析しています。理由として、近年では多様性や自主性が認められ、それを求める企業が増えていることが考えられます。社員が自ら動き、成長できる職場環境づくりは企業の永続的な成長に不可欠です。
また、エンゲージメントが誕生する前は、社員に対し、給与・福利厚生を用意することで、仕事へのパフォーマンスが向上すると考えられていました。しかし現実は異なり、社員が求めている雇用上の待遇を用意しただけでは、生産性向上につながらないケースが多々ありました。これは、昔から言われている「人はパンのみに生きるにあらず」ということです。給与や待遇は、良ければ越したことはありませんが、社会にある程度の富が行き渡り、誰もが車を所有し必要な家電製品も揃っている今、給与を上げて社員を引きとめようとする考え方は時代遅れです。
では、どうしたら社員は働きがいを感じ、エンゲージメント向上につながるのかを、次で説明します。
離職は社内コミュニケーションで防止できる
離職防止において、賃金の向上や教育など、すでに行っているであろう活動を継続しつつ、社内コミュニケーションを活性化させることが重要です。
たとえば、優秀な社員が現職場を異動したいと考えていても、コミュニケーション不足により異動を希望する方法がわからない、他部署がどのような業務を行っているのかが不明、であれば離職しようといった結果を招いてしまう場合も多々あります。単なる説明不足が離職につながってしまうのです。説明不足＝コミュニケーション不足です。
社内のコミュニケーションが活発に円滑に正しく行われることで、このようなもったいない離職を防ぐことができるのです。
職場の「働きがい」はコミュニケーションによって生まれる
「働きがい」は、周囲からの刺激とコミュニケーションによって生まれるものです。たとえば、日々ルーティン業務をこなしてばかりだとしたら、マンネリ化して飽きてくることでしょう。そこで社員は刺激を求め、人に目が向きます。職場の社員同士でよくも悪くもコミュニケーションが発生し、それが楽しくて働いている、「働きがい」となっているという場合も存在します。また、コミュニケーションが活性化することで、新たな見解に出会い、ものの見方が変わるといった新鮮さが刺激となり、働きがいにつながります。
また、エンゲージメントの高い職場ではある種のゲーム性が存在し、次に何が起きるかを予想しながら、絶えず目的意識をもって仕事に取り組みます。うまくいけば喜び、失敗したら悲しみ、改善を試みるのです。そういった感情を社員同士で共有し、一喜一憂できることで職場が盛り上がり、誰に強制されるわけでもなく、エンゲージメントが向上します。
「慣れ」や「飽き」は、人々の人生の質を劣化させ、人間関係もつまらなくさせてしまいます。経営者はこれを防ぐため、「ゲーム感覚」を念頭に置き、メンバーの入れ替えや目標を変更することで、新しさと緊張感を持たせることが重要です。そうすることで、さまざまな形でコミュニケーションが必然的に発生し、より働きがいのある職場へと変化していくことでしょう。
企業が社内コミュニケーションの活性化に注力しなければならない理由
企業において社内コミュニケーションの活性化が、これほど重要視されるようになったのには、どのような理由があるのでしょうか。事業環境のどのような変化が社内コミュニケーションに影響しているのか、あらためて見ていきましょう。
人材や業務、働き方に対する考え方の多様化
社内コミュニケーション活性化の重要性が、これほど叫ばれるようになったもっとも大きな理由として考えられるのは、人材や業務、雇用形態の多様化が進んだことです。
従来、日本においては、新卒で入社した企業で定年まで働く「終身雇用」が一般的で、会社の中心を日本人の男性総合職が担っていることがほとんどでした。雇用と収入の安定が保証される終身雇用は、社員に強い帰属意識を植え付けます。長年一緒に働くことで相互理解が進み、コミュニケーションは円滑に行われてきました。
しかし勤続年数が増えるとともに昇給する終身雇用は、経済成長が右肩上がりであることが前提のシステムです。バブルの崩壊、リーマンショックなどで日本経済は低迷し、終身雇用を維持できなくなりました。その結果、企業内には派遣社員やパートなど、賃金の低い有期雇用の労働者が増加していきます。こういった非正規雇用の従業員は雇用の調整弁にされやすい不安定な立場に置かれているため、組織への帰属意識やエンゲージメントが育ちにくくなります。
それと同時に、人々の働き方やキャリアに対する考え方も変化しました。同じ企業に長く勤めることよりも、やりたい仕事、より条件のいい職を求めて転職するのは今や珍しくありません。また、長期にわたる賃金の伸び悩みや少子高齢化の影響から、育児や介護を担いながら働く人や、働く高齢者も増えています。こういった背景から、仕事よりもプライベートを重視し、職を選ぶときにもどんな企業かよりも、有給の消化率や残業の有無などのライフワークバランスを重視する人も増えているのです。
働く女性や高齢者は今や一般的になり、グローバル化の影響で海外にルーツを持つ従業員も増えています。従業員の性別や年齢、国籍、障害の有無や性的志向、宗教信条の違いなど、従業員のパーソナルな背景は複雑化し、かつてのように「同じような価値観を持った社員が集まって、あうんの呼吸で働く」という状況を作るのは困難になっています。
日本企業は、濃い人間関係から創り上げた高い文脈と内包性の高い、かつての阿吽の呼吸 以心伝心を取り戻すことはできないでしょう。しかし、この変化は、コミュニケーションの足場が変化するだけの話であり、対比論として表現される「多様性とは」バラバラで無秩序で良いと言っているわけではありません。職場や企業組織の「根茎」の部分である価値観や考え方を足場とてし保証さされば、表層的な部分はより可変性を高めることを可能にし、ここの集団や個人は自由に動き、おのずと根茎の部分で抑制が効くという創造的なプラットフォームへのなりうる可能性があります。
経営変革テーマに関する一貫したメッセージ発信の困難
日本経済の低迷や終身雇用の崩壊をきっかけとした人材の多様化以外にも、さまざまな事業環境の変化の波が押し寄せ、それらに対応するために、多くの企業は経営変革の必要に迫られています。
変わり続ける市場において企業が生き残るためには、政府が旗振りをして推進するDXや働き方改革への対応において、他社に遅れをとるわけにはいきません。また長期的な成長を考えるならSDGsやESGへの取り組みも必要です。場合によっては生き残りをかけてM&Aを検討することもあるでしょう。外部環境の変化に対応するためには、毎年のように経営テーマを変えて変革に取り組まざるを得ない状況に立たされているのです。
経営者にとってはすべて、「不確実な時代で生き残る」という1つの大きな目標に向かうためのものですが、帰属意識や従業員エンゲージメントを持ちにくくなった社員には響きません。それぞれが与えられた仕事や役割は果たしても、それぞれがどうつながり、どこに向かおうとしているのか見えず、また会社の将来に対する関心もありません。事業環境変化のスピードに経営の変革を合わせるために、たびたび方針転換が行われ、社員に伝えられることが毎日変わるようではなおさらです。
経営者の想いや会社の方針は、従業員の心に響くような一貫性のある変革ストーリーとして伝える必要があります。そしてそれぞれの部署が互いに関心を寄せ合い同じ目標に向かうためには、社内コミュニケーションの活性化は欠かせないものなのです。
リモートワークの今後の見通しが不透明
2020年の新型コロナウイルスの影響で急速に広まったリモートワークは、企業や従業員に多くの利点をもたらしました。柔軟な勤務体系や通勤時間の削減など、生産性向上やワークライフバランスの向上が期待されました。しかし、経済活動の再開に伴い、一部の企業はリモートワークからの撤退を模索しています。
一方で、テクノロジーの進化や働き方の多様化により、リモートワークが一部で定着する可能性もあります。リモートワークのメリットに気付いた人々は、オフィスでの勤務を強制されることを嫌い、リモートで働ける企業を選択する人もいるでしょう。また、オフィスや通勤コストの削減、優秀な人材の確保など、リモートワークを推進したいと考える企業も多いのではないでしょうか。
今後は、企業や従業員が双方のニーズを考慮した柔軟な働き方が求められ、リモートワークの展望には慎重な観察と適切な対応が必要とされています。
離職防止
社内コミュニケーションが円滑に行われることで、従業員同士の関係が深まり、従業員は自分の存在意義を感じやすくなります。
また、情報共有が円滑になり業務効率も向上し、進捗状況や問題点を早期に把握できることから、迅速な対応が可能となります。適切なコミュニケーションは、業務の遅延やミスを防ぎ、生産性向上につながることから、業務にやりがいを持つことができるでしょう。
しかし、コミュニケーションが不足していることで、ミスリードや勘違いにつながります。企業として真っ当な制度や想いがあっても、従業員に伝わっていない状態を招いているかもしれません。その説明不足による理解不足や勘違いによって、離職を選択してしまう場合も考えられます。
そのため、社内においてコミュニケーションを十分に取ることができる環境・風土は不可欠です。コミュニケーションの活性化によって従業員同士の信頼関係性を築き、安心感や満足度、エンゲージメントを高めることで、離職防止につなげていきましょう。
社内コミュニケーションとインターナルコミュニケーション
社内コミュニケーションの活性化について考える際には、「インターナルコミュニケーション」の考え方を理解することが欠かせません。インターナルコミュニケーションは「会社」に限らず組織内のコミュニケーション全般を指す言葉であり、社内コミュニケーションよりも範囲の広い概念です。
インターナルコミュニケーションの定義
ビジネスにおけるプロフェッショナル・コミュニケーション職の認知と専門性の向上を図るために1970年にアメリカで設立された IABC（International Association of Business Communicators ）によるインターナルコミュニケーションの定義は以下です。
IC（インターナルコミュニケーション）とは、組織のビジョン、価値観、文化について社員の理解と行動を生み出し強化する情報交換のプロセスであり、企業のメッセージを自ら外部の人々に伝えていけるような社員を育成する。 (米国IABC）
参照：IABC（International Association of Business Communicators）（Tamara Gillis ,”The Human Element”, 2008:26）
インターナルコミュニケーションの目的
インターナルコミュニケーションの目的は大きく3つにわけることができます。
浸透的コミュニケーション（Penetration）
企業理念や経営ビジョンなどは経営層が中心となって決定されますが、すべての社員が理解や共感をし、さらに日々の業務に落とし込めているかというと、必ずしもそうではないでしょう。「上から下(トップダウン)」のコミュニケーションを活性化させることで、企業理念やビジョン、方針の浸透に関する課題に対応することができます。
提言的コミュニケーション（Feedback）
一方で、現場の要望を経営陣に知ってもらい環境改善につなげたいと考える社員もいるでしょう。そうした状況で、現場からトップに声が伝わりやすくなるように「下から上(ボトムアップ)」のコミュニケーションを活性化させることが、インターナルコミュニケーションの目的の一つです。
協創的コミュニケーション（Cooperation）
会社が大きくなればなるほど、他部署での取り組み内容が見えにくくなりますし、小規模な会社でも、社員ごとに担当する業務が異なれば、同僚が何をしているのか、正確に説明はできないでしょう。社内の情報発信・連携が活性化していると、会社全体の動きを社員同士が理解しやすくなるメリットがあります。
上記のように、インターナルコミュニケーションは、会社全体における社内コミュニケーションの活性化を目的としています。
社内コミュニケーションにおける課題
次に、日本の社内コミュニケーションにおける課題について触れていきます。
コミュニケーションに課題を感じている企業は多い
HR総研の調査によると、8割近い企業が社内コミュニケーションに課題を感じているといいます。とくにコミュニケーションの機会が限られてしまっている部門間・事業所間のコミュニケーションへの課題感が7割近くにのぼっています。
社内コミュニケーションを妨げている要因
HR総研の調査では54%が社内コミュニケーションを妨げる要因を「組織風土・社風」と答えており、次に多いのが対面コミュニケーションの減少、コミュニケーションスキルの低下と回答しています。
もともとの組織風土や社風もさることながら、テレワークや在宅環境下でこれまでのような円滑な情報共有が難しくなり、社内コミュニケーションの課題と化していることがうかがえます。記事の前段でもお伝えしたように、テレワークや在宅環境という新たな働き方の下においても、社内コミュニケーションの課題を解決し、活性化させていくことが求められるでしょう。
社内コミュニケーション活性化の効果とメリット
社内コミュニケーションを活性化させることで考えられるメリットは、おもに以下の6つが考えられます。
- 社員エンゲージメントの向上
- 業務生産性の向上
- イノベーションの創出
- 企業文化の変革
- 情報共有の活性化（社内コミュニケーションコストの軽減）
- 企業ブランドの向上と企業リスクの低下
これらについて、以下に詳しく解説していきます。
社員エンゲージメントの向上
「社員エンゲージメント」は、所属する企業に対して社員がどれだけの信頼を寄せ、貢献したいと考えているのかという「愛着」を表す言葉です。
社内コミュニケーションを活性化させることで社員同士の結びつきが強くなると、社員エンゲージメントが向上し、企業に対する社員の帰属意識が強くなります。帰属意識が高まることで、社員は所属している部署、ひいては企業に自ら進んで貢献したいと考えるような、企業へのロイヤルティ(=忠誠心)が高い人材になるのです。
社員エンゲージメントやロイヤルティは世界の中でも日本が突出して低く、昨今の日本企業で大きな問題になっているにもかかわらず、対処ができている企業は多くありません。
業務生産性の向上
社内コミュニケーションを活性化させることで社員のやる気が引き出され、生産性が向上します。また、タテとヨコの風通しがよくなるとお互い率直に意見を出し合えるようになり、安心して業務に取り組めるようになることからミスが減ります。さらに、社内コミュニケーションが活性化することでチームビルディングが促進され、万が一トラブルが発生した際にもお互いに協力し合って乗り越えていくことができるようになります。
雇用形態の多様化や業務分業化、コロナ禍や働き方改革によるテレワークの促進が進む中で社員同士のコミュニケーションは取りづらい状況になりつつあるため、やはり社内コミュニケーションの活性化は必須といえるでしょう。
イノベーションの創出
社内コミュニケーションの活性化はイノベーションの創出にもつながります。社内コミュニケーションが活発でない企業では会議などで上司や同僚に気を遣ってしまい、自分の意見を口にすることがためらわれます。
しかし、社内コミュニケーションが活性化すると自由にアイディアを出し合う組織風土が生まれ、前向きで活発な意見の交換ができるようになるでしょう。心理的な安全性のある社内では、自由な発想の中から企業にとって価値のある新しいアイデアや技術を創造されることが期待されます。
企業文化の変革
企業文化とは、企業と社員とが共有する価値観や行動様式を指します。企業の歴史の中で自然と育つ企業風土とは異なり、企業文化は一般的に、明確な意図をもって経営理念・戦略などを通じ、企業が作り出すものです。
社内コミュニケーションが活性化すると、企業文化が社員へ浸透するスピードや深度が増します。統一された価値観や行動様式が企業文化によってしっかりと共有されていれば、経営や現場での判断に迷いが生じません。全社で一体感が生まれ、企業がひとつの強いチームとなるのです。
最近では、社内コミュニケーションが停滞・不足している企業から「社内コミュニケーションが活性化した状態を企業文化として浸透させたい」という要望も増えてきています。
情報共有の活性化（社内コミュニケーションコストの軽減）
社内コミュニケーションが活性化すると情報共有が円滑になり、コミュニケーションコスト、すなわち意思疎通にかかる時間や心理的な抵抗を軽減できることもメリットです。
一般的に日々の業務はひとりで完結せずグループや部署全体などの組織で行うものであり、それがさらに他の部署と連携することで進んでいきます。しかし社内コミュニケーションがうまくいっていない場合、意思疎通や認識の共有に時間がかかります。社内コミュニケーションを活性化することで社員エンゲージメントが高まり、社員同士が同じ方向を向いて進むようになるため、意思の疎通がスムーズになるのです。
とはいえ、「部門の壁」や「サイロ化」などを組織の課題として抱える企業は依然として多いのが実態です。例えば、部長同士で話をすればすぐに解決することを、部長同士の仲が悪いためにその下の課長同士がひたすら会議で議論しているような場面が、あなたの会社でも起きていないでしょうか。これは社内コミュニケーションが不健全で情報共有が滞ってしまっている状態です。
企業ブランドの向上と企業リスクの低下
社内コミュニケーションが活性化すると、社員にとって会社の居心地がよくなり満足度が上がります。社員の満足度向上は社員の定着率につながり、離職が減ることで人材が安定します。揺るぎない人材基盤は企業の安定経営に不可欠であることを考えると、離職が減り定着率が上がることは、社内コミュニケーション活性化のもっとも大きなメリットといえるでしょう。
また、社員の意識が一丸となることにより顧客対応などに一貫性が出たり、ロイヤルティが向上することにより自らが所属組織を守ろうという意識が芽生えたりという利点もあります。その結果、情報漏えいといったコンプライアンス違反が抑制されるなど、さまざまな企業リスクの低下が見込めるのも社内コミュニケーション活性化のメリットです。
心理的安全性の向上
社内のコミュニケーションが活発に行われる環境では、職場のメンバーはお互いに信頼関係を築きやすくなります。信頼関係がある環境では、ミスや失敗を恐れずに率直に意見を述べることができるため、心理的安全性が高まるのです。
たとえば、定期的なミーティングや情報共有の場を設けることで、社員同士のコミュニケーションを促進し、心理的安全性を向上させることができます。一方で、コミュニケーションが不十分な状況では、情報の共有が滞り、不確実性による不安感が広がってしまう可能性があります。したがって、社内コミュニケーションの活性化は、組織全体の健全な運営にとって重要な要素であると言えます。
社内コミュニケーションを活性化させるには、きっかけづくりが重要
社内コミュニケーションにはさまざまな方法がありますが、どの方法を選ぶか自体は実はそれほど重要ではありません。社内コミュニケーション活性化の取り組みを行うときにもっとも重要なことは、企業がコミュニケーションのきっかけを作ることと、コミュニケーションをとりやすい環境をしっかりと整えることです。
そして結果を出すためには、短期間で瞬発的な効果のある取り組みと、長期的に効果が出る取り組みとを組み合わせた社内コミュニケーション活性化施策を進めていきましょう。
社内コミュニケーションの取り組み方法
ここからは、社内コミュニケーションを活性化させる具体的な取り組み15選をご紹介します。
社内報
社内報は、社内の出来事や取り組みなどを会社と社員とが共有するために発信される情報媒体です。冊子や新聞形式の社内報を配る方法、また社員食堂や休憩室などに社内報を貼るなどの方法が考えられます。また近年ではこうした紙媒体だけでなく、社員だけが閲覧できるイントラネット内のページや、メルマガなどの電子媒体も多用されるようになっています。
とくに大企業では社員同士の面識があまりなかったり、他部署がどんなプロジェクトに取り組んでいるのかが分からなかったりするでしょう。社内報で社員のプロフィールやプロジェクトの内容を共有することによって、企業でなにが起こっているのかの情報を社員全体で共有し、帰属意識を高められるメリットがあります。
サンクスカード
サンクスカードは、社員同士が感謝の気持ちをカードに記して相手に渡すコミュニケーションツールです。自由書式にするとなかなか浸透しないため、名前と感謝する内容を、「○○してくれてありがとう」とひと言記入すればよいだけの定型カードを用意するのがサンクスカードの取り組みを成功させるポイントです。対面でカードを渡すだけでなく、離れた相手にオンライン上でカードを送れるシステムやアプリも存在しています。
お互いに感謝の気持ちを伝え、また伝えられることでコミュニケーションが深まるだけでなく、社内で役に立っている喜びを感じて社員の帰属意識が強くなる効果があります。
社内通貨制度
社内で利用できる独自のポイントなどを利用した社内通貨制度も、社内コミュニケーションを活性化させる取り組みとして有効に活用できます。例えば先ほどご紹介したサンクスカードとあわせてポイントを付与し、ポイントに応じて食事券や商品と交換する制度などを導入すると、さらに活発なコミュニケーションが期待できるでしょう。またこうした社内通貨制度を導入することで、社員のモチベーションが上がり、同時に社員満足度も向上できることがメリットです。
ビジネスチャットツール
Microsoft TeamsやChatwork、Slackなどのビジネスチャットツール導入も社内コミュニケーション活性化の取り組みとして有効です。
これまで社内での連絡は対面か内線、メールが主流でしたが、メールは件名を入れ、宛名やあいさつから始めて形式を整えるなど、本来の「要件を伝える」以外の部分で時間がかかってしまいます。とくに普段からLINEなどのビジネスチャットツールに慣れた若者には、メールは面倒なことから敬遠されがちです。
会社でも社内で使えるビジネスチャットツールを導入することで、必要なことだけを端的に伝えられるようになり、コミュニケーションコストの削減につながります。
社内イベント
社内イベントは、社員が業務以外の目的で集まり、コミュニケーションを行う取り組みです。たとえば社内旅行や花見などの季節イベント、あるいは社内ボウリング大会などの単発イベントなどが挙げられます。
業務と離れた場所で社員同士が交流することで、お互いのあまり見られない一面を知ることができたり、普段交流のない部門の人と知り合ったりなどのきっかけになることがメリットです。
社内部活動
社内で同じ趣味などを持った社員が、業務時間以外でその趣味に関する活動を行う社内部活動も、社内コミュニケーション活性化に役立ちます。部活動の内容は、囲碁や将棋などの文化系からテニスや野球などのスポーツ系までさまざまです。社外で活動するという点では社内イベントにも似ていますが、共通の趣味を持った社員が定期的かつ継続して集まることで、より長く深い交流ができることがポイントです。また部門や職種が違う社員同士が顔を合わせることにより、新たなアイディアやプロジェクトの創出につながる可能性があることも大きなメリットといえるでしょう。
1on1(ワンオンワン)
1on1とは、上司と部下が1対1で定期的に行うミーティングのことです。1on1では一般的に、仕事で困っていること、あるいはうまくいっていることを部下が上司に報告することで内省し、上司はそれに対するフィードバックを行います。
1on1を行うことで部下の成長を促し、また1対1で向き合うことで上司と部下の信頼関係が深まることが大きなメリットです。定期的に話を聞くことにより、トラブルの芽を小さなうちに摘み取る効果も期待できるでしょう。
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社員研修・ワークショップ
人事や人財開発部が主催する集合研修やワークショップです。企業の事業戦略や人事制度をもとに社員の能力開発の要件を決めて社外の講師を招く一般的な社員研修から、イベント的に実施されるワークショップまで、さまざまな種類があります。目的は、新たなスキル・知識の習得や、キャリアアップに向けた気付きの機会として設定されることも多いですが、社員同士の関係性向上にも大きく寄与しています。
フリーアドレス制度
社員の席を固定せず、仕事の内容や状況に応じて社内の空いている席や、用意されたオープンスペースで業務を行うことをフリーアドレス制度といいます。一般企業では部署ごとに上長のデスクが部下に対面する形で配置されることが多いですが、フリーアドレスを採用することで上下関係や部門間の障壁が取り除かれ、コミュニケーションが活性化しやすいことが特徴です。
またフリーアドレス制度では部署間をまたいだプロジェクトに取り組みやすく、コミュニケーションコストを下げられることもメリットといえるでしょう。
リモートワークの普及によるオフィス縮小を機に、フリーアドレス制度を取り入れる企業も増えています。
社員食堂
社員食堂は、今も昔も変わらない社員のコミュニケーションの場として人気です。会社の中に食堂の形で設けられていることもあれば、最近では簡易なカフェスタイルを取り入れる企業も増えています。
おいしい食事を食べていると自然と会話がはずむため、コミュニケーション活性化に役立ちます。またおいしい食事を提供すると社員満足度が上がることも、社員食堂を会社に取り入れるメリットのひとつでしょう。
コロナ禍においては大勢集まってのイベントや対面での会話、食事などが難しい状況ですが、Web会議システムなどを使った社内イベントや研修・ワークショップ、オンラインランチ会など、コミュニケーション機会創出に取り組む企業が増えています。テレワーク下でも社内コミュニケーションを活性化するには、これまでリアルで行っていたコミュニケーション機会をなくすことなく、オンラインに置き換えて維持するための工夫が必要です。
次に、オンラインでもできる社内コミュニケーション活性化のための取り組みについてご紹介します。
動画配信、ラジオ
コロナ渦において活発になりつつあるのが、動画や音声を用いた情報の配信です。経営トップがオンラインで動画や音声のライブ配信を行うことで、迅速な情報発信が可能になります。経営陣の声を全社に伝えて社員ロイヤルティを高めたり、社員にフォーカスすることで社員エンゲージメントを高めたりできる施策のひとつです。
勉強会
在宅勤務やテレワークでWeb会議ツールやテキストチャットツールを使う機会が増え、多くの人が「画面越しに伝えることの難しさ」に気づいたのではないでしょうか。こうした新たなコミュニケーションの課題を解決するために、伝える技術を向上させる勉強会を開催することも有効です。Web会議ツールを使うと、多人数で勉強会を行うことができます。会議を録画できるWeb会議ツールを使えば、参加できなかった社員にも共有が可能になります。
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朝会や夕会、雑談会
始業時や就業時、またランチの時間などに、チャットツールやWeb会議ツールを自由に使えるようにして雑談ができる機会を作ると、これまでのように気軽な会話が生まれます。テキストチャットだと手が取られてしまうことと顔が見えないことから、可能であればWeb会議ツールを利用するとよいでしょう。こうした些細な取り組みがコミュニケーションコストを下げるきっかけになります。
・オンラインイベント（飲み会、ゲームなど）
コロナ渦において「Zoom飲み会」という言葉が生まれたように、Web会議ツールを接続し、それぞれが自宅で軽食を持ち寄って飲み会やゲームをすることができるようになりました。それぞれの自宅で気軽に開催できることが利点です。
・タウンホールミーティング
タウンホールミーティングとは、経営トップと一般社員とが一堂に会して直接対話できるミーティングです。「対話集会」とも呼ばれます。タウンホールミーティングは、経営陣と社員との間に信頼関係を築き、職能を超えて「共同体」の感覚を作る場として有効です。Web会議ツールを用いれば遠隔地の社員も出張の必要なく参加できることから、オンラインでの開催に適した社内コミュニケーション施策であるといえます。
社内コミュニケーションの取り組み企業事例
最後に、社内コミュニケーションの取り組みをしている企業事例をご紹介します。オフラインのものだけではなく、オンラインでも実施できる事例も含みます。ぜひ参考にしてみてください。
株式会社VOYAGE GROUP
株式会社VOYAGE GROUPでは、会社の規模が大きくなって社員の人数が増えたことから、社内で熱く議論できる場、コミュニケーションが生まれる場として社内バー「Ajito」をオープンしました。社員が思わず利用したくなるように内装にもこだわり、定時の18時30分以降には無料でお酒が楽しめるようにしています。
社内バー「Ajito」は、今では終業後の社員が気軽に立ち寄ってお酒を楽しむ以外にも、会議や勉強会を開くなど、社内コミュニケーションの場としてもさまざまな活用がされているそうです。
セレンディピティ、日本語にすると「偶然のひらめき」を大切にしているVOYAGE GROUPにとって、「Ajito」はまさしく偶然のひらめきを自然に引き出す大切な場所となっているのです。
株式会社西武ホールディングス
株式会社西武ホールディングスは、グループビジョンのなかで「でかける人を、ほほえむ人へ」をスローガンに掲げ、さまざまな事業を展開しています。
そんな西武グループでは、グループビジョンに基づいて優れた取り組みを表彰する「チームほほえみ賞・大賞」や、グループのこれからの課題や施策を社員が自ら検討して、経営層にプレゼンを行う「ほほえみFactory」など、さまざまな取り組みをしています。
またグループビジョンを浸透させるために、年に一度職場内でグループビジョンについて考える機会を与える「グループビジョン推進月間」の開催や、職場の風通しをよくするためのサポートツール「Good Jobカード」の採用なども行ってきました。
こうした取り組みを通して社内のコミュニケーションを活性化させることで、社員同士や部署間の信頼関係を築くことに成功しています。
コニカミノルタ株式会社
電気機器メーカーのコニカミノルタ株式会社は、2020年3月の緊急事態宣言を受け、トップメッセージの配信に活用していた動画配信サービスを用いて新入社員の「オンライン入社式」を開催しました。全社で行う一大イベントでもあり、新入社員にとっても一生に一度の記念すべきイベントであることから、安定した動画配信を目指したといいます。会社が社員を気遣う姿勢を見せることで、新入社員のエンゲージメントやロイヤルティを高める結果になったことでしょう。
NECネッツエスアイ
IT企業のNECネッツエスアイ株式会社は2017年にテレワークを導入し、現在はオフィス再編成も先行するなど、働き方改革推進のパイオニア企業です。テレワークのメリットを発揮しながらもデメリットをいち早く察知し、テレワークには社員エンゲージメント向上が不可欠と考え、映像を使った社内コミュニケーション活性化に乗り出しています。その名も「Ushijimaラジオ」。牛島社長自らが2019年2月に開始し、同年で27本の番組を配信しました。内容は社長からのトップメッセージだけではなくプロジェクトで活躍した社員を社長自らがインタビューする番組など、社員も参加する機会があり関心を持ちやすい番組となっています。
JTBコミュニケーションデザイン
JTBコミュニケーションデザインも、コロナ禍を機に社内コミュニケーション活性化の必要性を感じたといいます。2020年5月から「JCD PICKS」というオンラインコミュニケーションスペースを作り、トライアル運営を開始しました。JCD PICKSはオンライン会議システムを使い、リアルタイム配信でディスカッションを楽しむコンテンツです。毎回テーマを決め、業務を終えてから参加します。テキストチャットでオブザーバーとして参加する人もいれば、ラジオのように「ながら聴き」する人、最近は新入社員が積極参加するなど、オンラインで社員同士の結束を固めた好例といえるでしょう。
神戸デジタル・ラボ
KDL（株式会社神戸デジタル・ラボ）では、社内勉強会をコロナ禍によってオンラインに切り替え、社内コミュニケーションの活性化に役立てています。オンライン会議システムのZoomの人数制限がなくなったことから、より多くの社員が参加できるようになったほか、どうしても忙しいときには参加しながら流し聞きすることもできます。オフラインと異なり登壇者の顔や身振り手振りで補える情報がなくなるため、社員のスライドや内容の質が上がったといいます。ざっくばらんなコメントを許可し、勉強会終了後にも映像を閲覧できるようにアーカイブを残しておくことができるのもポイントです。
グループ企業Aの事例（社名非公開）
ここからは、社員数10,000超の大手企業の事例を公開します。
グループ企業Aでは、すでに冊子の社内報、Web社内報、社内SNS、社内動画サイトと4つのメディアを運営していましたが、発信するコンテンツにばらつきがあるためにターゲットとする社員に浸透しておらず、社内広報のコストパフォーマンスも不十分でした。この状況を打破するためにエンプロイージャーニーマップの設計から開始し、各メディアの役割を再設定してコンテンツを整理しながらコンテンツマップを作成。1年後に効果測定を行い、インターナルコミュニケーションの効果が表れていることを確認しました。
グループ企業Bの事例（社名非公開）
グループ企業Bでは、グループ全体の総合力を向上し新たな価値を創出することを戦略としていましたが、グループ会社間のコミュニケーションが活性化されていないことが課題となっていました。そこで、目的やゴール別にそれぞれ冊子、Web、SNSに分けて、グループを横断したメディアを立ち上げました。各グループの情報をタイムリーに共有するツールはWeb、グループ企業での協働の結果を紹介するツールは冊子、意見交換やディスカッションはSNSを活用してもらいました。メディアごとの特性を生かして社内コミュニケーション活性化に取り組んだことで、グループ全体で新しい価値を生み出す風土の醸成に成功しました。
大手企業Cの事例（社名非公開）
C社では社員のあるべき姿の設定とインナーブランディング推進に関するロードマップの策定が課題となっていました。また、既存の社内報にも課題があり、まずは社内報のリニューアルに向け基礎データが必要な状態でした。
そこで同社では社内メディアの動線調査および効果測定を行い、ビジョンブック、エンプロイージャーニーマップを制作、社内広報ツール活用方針の見直しとコンテンツの改善プランを行い、社内報リニューアルに取り組んでいます。
ニチレイフーズ
ニチレイフーズでは、「ハミダス（もっと、思いやりを持って／もっと、チャレンジして、もっと、楽しく）」を社員のモットーとして社内外の活動を行っています。
組織風土改革の一つとしてスタートしたハミダス活動は、経営者と社員の双方向のコミュニケーションである「あぐら」と動画メッセージの配信の2つが中心となっています。活動の一環で「ハミダスWebサイト」を構築しており、ハミダス活動の活発な情報発信と交流の場となっています。コロナ禍においてもオンラインで社内コミュニケーションを活性化させています。
日本ケロッグ合同会社
シリアル食品の世界シェアトップを誇るケロッグを日本で展開する日本ケロッグ合同会社では、コロナ渦の在宅勤務の中でも社員が健康を維持できるように、BeatFit社の運動習慣化支援アプリ「BeatFit for BUSINESS」を導入しました。
同社はこのアプリを使って2度のイベントを実施しています。
1度目のバーチャル運動チャレンジでは、「３分間首ストレッチ」や「肩こり改善エクササイズ」などのフィットネスクラスを毎週3つずつ公開し、4週連続で課題クラスを達成できると抽選でプレゼントが当たるという仕組みでイベントを開催しました。結果、参加者の70%が4週連続でチャレンジを達成し、「盛り上がった・雑談が増えた」というアンケートの回答も見られました。
2度目は「バーチャルボランティア」で、社員が自宅でエクササイズを1分するごとにシリアル1食分をフードバンクや子ども食堂などへ寄付ができるというものです。これも支援の様子が可視化され、当初の目標である10,000食を大幅に上回る16,917食が寄付されることになりました。
株式会社ソフィア
ソフィアでも、オンラインでコミュニケーション活性化の取り組みを行っています。それが、オンラインディベートです。
「完全在宅勤務が続く中で顔を合わせない社内コミュニケーションスタイルは、成長の機会を逃すのではないか」という危機感から、あえて現状の在宅勤務を否定する議題でディベートをやってみようと考えました。
一般的に、あつれきを生むことを避ける傾向にある日本人は、議論が下手であると言われています。しかしディベートでは、「肯定」「否定」の役割が与えられ、それぞれの立場から主張・反論を行うことができるため、あつれきを心配することなく議論を行うことが可能です。
オンラインディベートでは、Spatialchatという、「距離」の概念を内包したオンラインビデオチャットツールを用いました。自分のアイコンを移動させることで、アイコンが近くにある人の声は大きく聞こえ、遠くの声は聞こえなくなるというものです。こうして画面や部屋を切り替えることなく、肯定派と否定派、全体討論の場を一緒にしつつディベートを実現できました。
まとめ
社内コミュニケーションを活性化させることは、業務を効率化し、社員のエンゲージメントを高めるなど、企業が事業を行っていくうえで大きなメリットがあります。企業の規模やオフィスの形態、社員の人数などによって社内コミュニケーションを活性化させるためにできることは異なりますが、導入目的を明確にしたうえで、企業にあった取り組みやツールを選ぶことがポイントです。
外的環境の不安定な状態が続く今、自社がコミュニケーション不足に陥っていないかどうかを改めて確認し、テレワークという新たな働き方に対応できるよう、コミュニケーション方法の最適化に努めましょう。
関連サービス
- 調査・コンサルティング ―さまざまなデータから、課題解決につながるインサイトを抽出―
- メディア・コンテンツ ―読者と発信者、双方の視点に立った企画、設計―
- イベント企画運営 ―企画力と事務局サポートで記憶に残るイベントを実現―
関連事例
よくある質問
- 社内コミュニケーションの活性化のポイントは何ですか？
・人材や業務、働き方に対する考え方の多様化
・経営変革テーマに関する一貫したメッセージ発信の困難化
・リモートワークの今後の見通しが不透明
などがあげられます。
- インターナルコミュニケーションの目的は何ですか？
・生産性の向上
・社内外の情報マネジメント
・組織風土の醸成
・コンプライアンスやセキュリティなどに対する意識の向上
・離職率の低減
などがあげられます。
- 社内活性化の目的は何ですか？
社内活性化の目的は、従業員が積極的かつ主体的に業務に取り組める状態を作り出すことです。具体的には、従業員が自ら考え、行動することで、組織全体の生産性向上やコミュニケーションの改善、従業員のモチベーションや働きがいの向上など、様々なメリットがあるとされています。社内活性化によって従業員が自己実現や成長を実感することで、企業の成長戦略にも繋がることが期待されています。
株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
株式会社ソフィア
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ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
