2020.07.03

予算をかけずに在宅勤務をスマートに⁉ いまこそ挑戦したい業務改善のためのツール連携

現在、新型コロナウィルス感染拡大防止の観点から、在宅勤務が急速に広がっています。
仕事の質や効率性をできるだけ落とさずに在宅勤務を推進するには、ちょっとした業務の変革が必要です。今あるツールにひと工夫を加えることで、仕事の質や効率性を向上させることも可能です。
今回は好評だった「IoT導入による社内業務のちょこっと改善プロジェクト、始動！」に引き続き、Microsoft365を活用してソフィア内で行った「業務を効率化するひと工夫」を説明動画とともにご紹介します。

1. 外部サービス&メンション機能で、在宅でもスムーズな電話対応を実現

【背景】
当社では2月から出社をしなくてもよいとし、3月より全社員を強制的にリモートワークにしました。その際問題になったのは、オフィスへかかってくる電話への対応です。2月の段階では、出社する数人が電話対応に追われ、なかなか業務が進まない状態となっていました。そのため、この問題を解決するために一次対応を請け負ってくれる外部サービスを使い始めました。受けた電話の相手先と誰宛の電話であったか、用件は何であったかを一律にこちらが指定したアドレスにメールで流してくれるというサービスです。
これにより、オフィスへの電話は一切かかってこなくなり、代わりにオペレーターが受けた内容がメールとして通知されるようになりました。
しかし、このサービスは格安であるかわりに、個別の割り振りができず、電話の宛先や用件についての情報は各自がメールの本文を見なければ確認することができないため、自分とは関係のない電話の内容であっても、すべての通知メールをいちいち確認する必要がありました。
そこで、誰宛の電話だったのかをメール本文から自動的に読みとり、当該の人へのメンションを自動的に付与して通知するような仕組みを構築しました。

【方法】
① 最初に、Microsoft Power Automateを用いて、送られてきたメールの本文をExcelシートへと書き出すフローを作成します。
② Excelシートでは、書き出された本文から、「○○宛」もしくは「○○様宛」という言葉を見つけ出し、その部分だけを抽出する列を作成します。
③ また、Excelシートではあらかじめ社員のリストを作成しておき、抽出した宛先と一致した場合にその人のメールアドレスを表示するような列を作成します。
④ メールアドレスが表示された列を本文と合わせることによって、メンション付きのメッセージとしてTeamsへと通知するフローを組みます。これにより、電話受付代行会社からメールがくると、数十秒後に自動で当該の人のTeamsへとメンション付きでメッセージが投稿されるようになります。

【効果と今後について】
これにより、社員全員が1つひとつメールを確認することはなくなり業務時間を短縮させることに成功しました。本事例では、1つのメール確認をするのに要する時間を5秒とし、1日30通の電話受付メールが来ると仮定すると、社員1人あたり月約1時間の短縮をしたことになります。
ちょっとした改善ですが、積み重なると大きな差になります。新しく導入されたものにより、業務の流れが変わる際には一度「改善」という意識を持ち、効率化を図っていくことが、環境変化が頻繁に起こるいまの時代に必要な考え方です。
なお今後は、通知された内容をさらに解析し、会社へかかってくる電話がどのようなものになっているのかについて自動で計測および発信するフローを作成していく予定です。
例：
・通知の本文にある「営業」、「問い合わせ」、「採用」といったキーワードをカウントしていき、週1回自動報告するボットの作成
・宛名をカウントしていき、誰宛の電話が多かったのかを週1回自動報告するボットの作成

2. オンラインでフリーアドレスを再現 & 「今日の名言」配信

【背景】
3月に入り、全社員のリモートワークが実現してくると、社員同士のつながりの希薄化が懸念されてきました。
通常、ソフィアのオフィスではフリーアドレス制をとっており、毎朝出社するとオフィスの入り口に置いてある箱の中から、数字の書いてあるピンポン玉を引き、その数字に該当する席に座るシステムとなっています。
リモートワークの中においても、まずはこのくじ引きを再現できないかと考えました。

【方法】
① 最初にExcelで社員のリストを作成します。Teamsでのメンション通知を行うためリストにはメールアドレスも合わせて記載します。
② 社員リストの隣にランダムな数字が与えられ、数字が重複しないような関数を組み、「席番号」という列とします。
③ Microsoft Power Automateを使用し、毎朝8時にExcelの中にある席番号を更新、その社員名に対応するメールアドレスをメンションとして席順をTeamsへ通知するボットを作成します。

【効果と今後について】
現在は席番号の他に「今日の一言」として世界の名言を同時に通知しています。今後は、社員同士のコミュニケーション機会を増やすよう、名言だけでなく、「席番号１番の人とブレインストーミングをすると吉」など、占い的なコンテンツも発信する予定です。
加えて、以下のようなことも構想しています。
・「今日の一言」に返信があった場合、ポイントを付与する機能
・1週間のポイントをランキングする機能
・ポイントに応じたPrize機能
・返信コメントが近しい社員同士をマッチングさせる機能

これは、席番号や今日の一言を通知するという極めて簡素なものです。しかし、リモートワーク化でコミュニケーションが希薄になった社員同士の間で「毎朝通知を受ける」という共通の朝の習慣を発生させることができます。会社の通達や管理職者からの言葉のような硬いものだと、見なくてはいけないものとなり、業務の一環となってしまいますが、直接業務と関係のない習慣（イベント）を発生させ、社員同士のコミュニケーションを促す仕組みとすることで、会社の一体感を保つ一つの要素となります。

いかがでしたか？
これらはいずれも、専門的なプログラミングの知識がない方でも作成が可能なもので、Microsoft365が導入されている企業であれば導入費用もかかりません。業務改善に必要なのは「こうなったらいいな」というアイデアと、少しの挑戦心です。
ITツール活用、業務改善にお困りの方は、ぜひ下記よりご相談ください。