2024.03.22
目的で選ぶ、ナレッジマネジメントにおすすめのツール4選
目次
ナレッジマネジメントは、企業において社員が持つ知識や技術、ノウハウなどを社内で共有し、企業の資産にしながら経営へ生かすマネジメント手法です。
社員が持つ個々の知識や技術、ノウハウを一ヶ所にまとめて管理するとなると、膨大な量の情報になります。ナレッジマネジメントにおいては、この情報に社員がアクセスしやすい環境を構築する必要があり、そのために「ナレッジマネジメントツール」が存在します。ナレッジマネジメントにおいては、このツール選定と運用までも視野に入れて取り組むことが求められます。
昨今のナレッジマネジメントツールは、「資料や情報をいかに整理して必要なときにすぐ取り出せるようにするか」が選定のポイントとしてフォーカスされています。ツールの機能を含んだ全体の仕組み・運用・用途が重要となるのです。今回の記事では、ナレッジマネジメントに適したツールを4つ紹介します。
ナレッジマネジメントとは
ナレッジマネジメントとは、著名な経営学者であり一橋大学名誉教授の野中郁次郎氏が提唱した「知識経営」を基礎とした理論です。従業員一人ひとりが持つ知識や経験などを企業全体で蓄積・共有し活かすことで、業務の効率化や企業価値を高める経営管理手法です。効果的に行うことで、自社内の知識資産を有効に活用でき、企業の競争力や企業価値の向上が実現します。
ナレッジマネジメントは、組織のなかに存在する知識を「暗黙知」と「形式知」に分類し、暗黙知を形式知にすることを目標とします。暗黙知は個人の経験や直感に基づいた知識であり、言語化しにくいものです。一方、形式知は書籍やマニュアルなどに記録された明確な知識です。ナレッジマネジメントでは、暗黙知を形式知に変換するための手法やツールが活用されます。具体的には、情報共有のプラットフォームやデータベースの構築、社内教育プログラムの実施などが行われます。
ナレッジマネジメントツールが必要な理由
冒頭で述べたとおり、ナレッジマネジメントにおいては、社員が持つ個々の知識や技術、ノウハウといった情報に全社員がアクセスしやすい環境を構築する必要があります。その環境の構築には「ナレッジマネジメントツール」が役立ちます。
昨今のナレッジマネジメントツールは、「資料や情報をいかに整理して必要なときにすぐ取り出せるようにするか」が選定のポイントとしてフォーカスされています。
日本企業はナレッジマネジメントを事実上している
日本において企業内のナレッジマネジメントは、組織の内外、部門間で既に幅広く実践されています。これには、伝統的なコーポレート機能（人事、総務、広報、経営企画、情報システム部など）に加え、新たな組織的取り組み（働き方改革推進室、ESG推進室、HRBP、DX推進部門など）が含まれます。これらの部門やイニシアティブは、外部環境の変化に対応すると同時に、特定の目的や課題に集中するために設立されています。
さらに、非公式ながらも部門横断的なチーム（特定プロジェクトチームや委員会など）が組織内に存在し、これらは全社的かつ戦略的な課題に対処するためのものです。これらのチームは、ナレッジマネジメントをITツールに依存するのではなく、主に人的資源を通じて行っており、組織内で共有される知識や情報を活用して既存の課題を解決しています。
このアプローチは、組織内でのコラボレーションの必要性を強調しています。ナレッジマネジメントの成功は、部門間の壁を超え、多様なスキルと知識を持つ従業員が共同で作業を進めることに依存しています。このような横断的なチームの形成は、組織が直面する複雑な問題に対する革新的な解決策を生み出す機会を提供します。これは、単一部門内のリソースや視点だけでは不十分な場合に特に重要です。
しかし、ナレッジマネジメントの実践は、組織内の意思決定プロセスに大きな影響を与えます。ナレッジの共有やコラボレーションが不足している場合、組織は重要な情報に基づいて迅速かつ効果的な意思決定を行う能力が制限されます。そのため、組織内でナレッジマネジメントを促進することは、組織の戦略的な柔軟性と対応能力を高めるために不可欠です。
このような環境下で、企業はナレッジマネジメントを戦略的に取り入れ、組織内外のリソースを最大限に活用することが求められます。これにより、組織は変化する市場や社会の要求に効果的に対応し、競争優位性を維持することが可能になります。
労働生産性の問題
労働人口の減少と高齢化が進行する日本のビジネス環境において、労働生産性の向上が急務となっています。2022年のデータによると、日本の労働生産性は主要7カ国（G7）の中で最下位に留まり、OECD加盟国平均との差も大きく開いている状況です。この背景には、労働力の質的な改善や効率化の遅れが指摘されています。ナレッジマネジメントツールは、この問題を解決する鍵を握っています。
知識共有と活用を促進するナレッジマネジメントツールは、個人の暗黙知を組織全体で利用可能な形式知に変換することで労働生産性の向上に直結します。一例として、経験豊富な従業員の技術やノウハウを文書化し、データベース化することで、新入社員や他部署の従業員もその知識を活用できるようになります。これにより、業務の効率化はもちろん、イノベーションの創出にも繋がります。
さらに、ナレッジマネジメントツールはリモートワークやテレワークが普及する現代において、情報のアクセス性と共有性を高めることで、地理的な制約を超えた協働を可能にします。これは、労働力不足に直面している日本企業にとって、限られた人材を最大限に活用する上で極めて重要です。
労働生産性の向上は、経済成長と社会の持続可能性を保つ上で不可欠です。ナレッジマネジメントツールの導入と積極的な活用は、知識の有効活用を通じて生産性を高めることに加え、企業の競争力強化にも寄与します。日本が直面する人口動態の課題に対処し、持続可能な成長を実現するためには、ナレッジマネジメントツールの必要性がこれまで以上に高まっているのです。
企業の暗黙知を形式知へ転換するために
ナレッジマネジメントの概念は、企業が直面する大きな課題に対処するための重要な戦略です。この戦略は、個人の経験やスキルに依存する「暗黙知」と、共有しやすく、形式化された「形式知」の二つの知識形態を中心に展開されます。
暗黙知は、個人が持つ直感や経験、技術的なスキルなど、言葉にしにくい非形式的な知識を指します。この種の知識は、その持ち主が企業を去るとき、彼らと一緒に去ってしまう可能性があります。一方で、形式知は文書、指導書、マニュアル、データベースといった形で組織内で共有される知識です。
たとえば、優れた技術者が長年の経験から独自の問題解決法を開発した場合、その方法は技術者個人にしか理解できない暗黙知になります。技術者がその方法を文書化し、手順や理論を詳細に説明することで、この暗黙知は形式知に転換され、他の従業員も理解し活用できるようになります。このプロセスを通じて、企業は重要な知識を保持し、拡散することができます。
また、IBMでは、従業員がプロジェクト経験や専門知識を社内ネットワーク上で共有する「エキスパートデータベース」を構築しています。これにより、必要なスキルや知識を持つ従業員を迅速に見つけ出し、プロジェクトチームの編成や問題解決を効率的に行うことが可能になります。
これらの例からわかるように、暗黙知を形式知へと変換し、組織内で共有することによって、企業は知識の流失を防ぎ、持続可能な競争力を構築することが可能になります。ナレッジマネジメントは、人材の流動化が進む現代において、企業の生存と成長を支える基盤となっています。
ナレッジマネジメントのタイプ（ナレッジマネジメントツールの種類）
はじめに、ナレッジマネジメントツールの種類について、「情報へのアクセスの方法」の観点から大きく4つに分類して解説します。
ドキュメント管理型
ドキュメント管理ツールの機能をナレッジマネジメントに応用させたものです。ドキュメント管理型のナレッジマネジメントツールは、情報をマニュアルなどの文書で管理し共有する際に有用です。ファイルの保管や共有といった基本的な機能に加えて、オンラインでの共同編集や編集時に変更履歴が残る機能を持ったものもあります。
WordやExcel、PowerPointなどで作成されたファイルをグループメンバーで共同編集するには、 Microsoft Taemsがおすすめです。作業ファイルはTeams内で管理するため、個人管理と違い紛失する恐れもなくなります。
グループウェア型
グループウェア型のナレッジマネジメントツールはドキュメント管理型のツールよりも管理機能が豊富で、会社のさまざまな情報を一元管理できます。ドキュメント管理機能に加えて、ワークフロー機能、レポート共有機能（議事録やメモを関係者内に共有できます）、タスク管理機能などを備えており、業務全体の業務効率化を主軸に置いていることがポイントです。
ヘルプデスク型
BtoCのWebサイトに設置されている「よくある質問」をベースに設計したナレッジマネジメントツールです。情報を一問一答式で引き出すことができ、カテゴリ分類やワード検索もできる特徴があります。マニュアルとは異なり「逆引き辞典」のように利用されます。情報の粒度が細かく、必要なときに必要な部分だけ参照したいという場合に重宝されるでしょう。
社内ポータルサイトの構築も情報を一元管理するための手段の一つです。
検索特化型
検索特化型は、散在したデータやファイルをさまざまな方法で検索し抽出するという、強力な検索機能をもって情報を集約するナレッジマネジメントツールです。こうしたツールでは検索対象がファイル名に限らず、本文やファイルに加えたコメント、添付ファイルの中身までも検索が可能です。またこうしたツールはワークスペースを内包していることも多く、そこでの情報一元化もできるようになります。
ナレッジマネジメントを行うメリットと重要性
ナレッジマネジメントシステムは、ICTシステム（イントラや社内ポータルなど）と人間が双方に連携しながらコラボレーションやイノベーションを創出することです。アイディアの発想などそういったものが求められるイノベーションや新規事業は言うまでもなく人から生まれるため、部門間連携や社内政治、セキュリティなど多くの障壁を乗り越えて推し進めなければなりません。
属人化の防止・スキルの底上げ
属人化とは、特定の人に依存している業務やスキルの集中化を指します。この状態では、業務が可視化されていないため、マニュアルもスキルも提供することができません。また、新入社員や異動した社員がすぐに、どのような仕事をすれば分からない上に、退職した場合に引継ぎができないなどの問題が生じます。
ナレッジマネジメントで暗黙知が形式知になることによって、この業務の属人化を防ぐことができ、さらには全従業員のナレッジ・スキルを底上げできます。また休職者や退職者が出た際にも、業務の進め方などが共有されているため、ほかの従業員がカバーに入ることができます。
イノベーション・コラボレーションによる組織力強化
これまで属人化していた業務を可視化、共有化することで他の社員がそこから自分の仕事と照らし合わせて、ヒント得たり、着想したり、アイディアをもらうことがあります。ナレッジマネジメントはコラボレーションやイノベーションのきっかけになり得るのです。
しかし、コラボレーションやイノベーションを実現するためには、単独ではなくチームでの取り組みが必要になるため、下支えとなるツールとメンバー間のコミュニケーションを充実させることが重要となります。事業が多角化すると企業や組織は、さまざまな相手と提携・連携を図るため、社員は多様なバックグラウンドを持つ人々と、意思疎通できるコミュニケーションスキルを身に付けることができます。これは組織力の向上に直結します。
業務効率化
ナレッジマネジメントツールにより社内にいる誰もが個々の知識や経験、散在したデータやファイルに簡単にアクセスできるようになると「探す」という行為に割いていた時間を削減することができます。さらには、誰もがアクセスできるということは、共有した知識や経験を取得した他の社員が付加価値（違った立場からの経験など）を追加して、再度共有することが可能です。こうして乗数的に情報の付加価値が向上していき、より密度の高いナレッジを蓄積していくことができます。
ナレッジマネジメントツールの選定ポイント
ナレッジマネジメントツールを選ぶ際には、種類に加えて機能面でのポイントも押さえておきましょう。
誰でも操作できるか
こうしたツールはマニュアルを読み込まなくても直感的に使えるインターフェイスになっていることが重要です。あるいは、初回起動時にチュートリアルを設けているかどうかもポイントとなります。
ナレッジマネジメントは部門単位だけではなく最終的には全社で実施すべき取り組みですが、こうしたITツールへのリテラシーにはどうしてもばらつきが生まれてしまいます。そのため、ある部門では使いこなせても別の部門ではまったく手に負えないということも珍しくありません。
極力、説明がなくてもすぐに始められるシンプルなインターフェイスのものを選びましょう。
マルチデバイス対応か
昨今はテレワーク化が進んでいることもあり、オフィス外でスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末から業務情報にアクセスすることも多くなってきました。こうした背景から、パソコンだけでなくすべての端末で、閲覧・編集できるツールが望ましいでしょう。自社でまだテレワークが導入されていないとしても、長い目で見て考えるといざというときにツールを移行するのは手間でもありますしコストもかかりますので最初からマルチデバイス対応のものを選ぶことをおすすめします。
セキュリティは万全か
上記に関連して、社外からのアクセスなども踏まえて情報漏えい防止の仕組みが万全かどうかも重要なポイントです。例えば、ログイン時に二段階認証を求めたり、端末紛失時に該当端末からのアクセスロックをかけたり、特定のネットワークを経由しないと接続できないなどの仕組みがあると安心です。ツールの種類によってセキュリティに関する仕組みが異なるので、事前に確認しておきましょう。
費用対効果が見込めるか
多くのナレッジマネジメントツールは、人数に応じてかかる費用が異なる場合が多いので、自社の規模と選んだツールがマッチしているかどうかも重要な選定のポイントです。また、導入しても入力に時間がかかるなどの理由で使われなかったりしては意味がありませんので、無料のトライアルなどを活用して、導入前に費用対効果を測定することも大事です。
タイプ別ナレッジマネジメントツール
集約した情報をどのように取り出したいかによって、ツールの選び方も変わってきます。ここではパッケージ化され販売されている製品を情報の管理手法ごとに紹介します。
ドキュメント管理型【SharePoint】
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration
Microsoft SharePointは、マイクロソフト社が提供する、ファイルやドキュメント管理ツールです。WordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションと親和性があるほか、社内SNSであるYammer、オンライン会議ツールのTeams、メールソフトOutlookなど、同社の豊富なソフトウェアと連携します。
SharePointはOfficeと組み合わせてドキュメントの管理・検索・共同編集ができ、OneDriveでクラウド上に保存し…と、オンラインの一ヶ所にすべての情報を集約できるデジタルワークプレイスとしての側面も持っています。大規模なプロジェクトにも耐えうる強力なツールです。
グループウェア型【Garoon（ガルーン）】
https://garoon.cybozu.co.jp
社員の勤怠管理からタスク管理まで行える「サイボウズoffice」などを手がけるサイボウズ株式会社のツールです。Garronはドキュメント管理だけでなく、ワークフローをはじめ業務効率化を目的としたさまざまな機能が備わっています。
グループウェア型【Qiita:Team】
https://teams.qiita.com
Qiita:Teamは、プログラマ向けサービス「Qiita」を運営するIncrements株式会社が開発した、クラウド上で全員が共有できるメモ帳のようなツールです。直感的に操作できるため迷うことがなく、議事録やマニュアル、社内ポータルなど、すべての文字情報を一元化できるという特徴があります。そしてこちらも効率性と生産性を目的として開発されたグループウェアです。
ヘルプデスク型【Qast】
https://qast.jp
Qastは社内Q&Aを簡単に作成できるツールです。テキストだけでなくOfficeドキュメントの添付が可能なため、情報を集約する場所として活躍します。またキーワード検索機能を活用すれば先述の「逆引き」が実現するため、Q&Aを細かくブレイクダウンしても、瞬時に必要な情報へアクセスできます。
検索特化型【flouu】
https://flouu.work
flouuは社内に散らばるさまざまな情報を検索機能によって集約するオールインワンツールです。Officeを含めさまざまなドキュメントを、flouuを通じて共同編集できるほか、SlackやChatworkと連携できるチャットサービスも統合しており、これらを横断的に検索できる機能でまとめあげています。
ツールの導入には社内コミュニケーションが必要
せっかくナレッジマネジメントツールを導入しても、ツール単体でナレッジマネジメントが実現するわけではありません。ツールを使用する上での難しさや、注意すべきポイントがあります。
SECIモデルを導入する難しさ
ナレッジマネジメントのフレームワークとして「SECIモデル」というものがあります。個人の持つ感覚的な「暗黙知」を言語化し具現化することで「形式知」へと変換し、形式知同士を組み合わせて新たな形式知を生み、形式知は個人の中で深化した暗黙知へ還元する、これらのサイクルを通して人材のレベルアップや企業の資産価値向上を図るものです。
ナレッジマネジメントツールはこのSECIモデルを支援するものではありますが、ツールを導入したからといって形式知が勝手に生み出されるということはなく、ツールを含めてSECIモデルの循環を推進するための社内コミュニケーションが必要です。
こうしたツールを導入することは、既存の社内コミュニケーションのあり方を大きく変えることにもつながります。これまでの口頭伝承の機会が失われたり、一時的に不便さを感じられたりすることから、現場からの不満が上がりやすいところでもあります。決して現場を置き去りにすることなく全社を挙げて取り組みを推進していきましょう。
導入の目的を明確にし納得してもらうこと
こうしたツールをトップダウンで導入することによってしばしば起こる問題が、「意図が現場に伝わらない」「現場で浸透しない」というものです。これは、上からすると「わかって当然だ」という意識があり、下からは「なんのために導入するのか」「十分な説明がなく納得がいかない」という感覚のすれ違いによって生じます。しかもナレッジマネジメントツールは先述のとおり一時的な不便さを招くことから、社内の雰囲気や上下関係を悪くしかねません。
ツールを導入する際は「どんな目的・意図で導入するのか」「現場にはどんなメリットがあり、どんな課題を解決するのか」「どうやって使えばよく、どんな場面で活用することが適切か」といった説明を行い、現場の納得と共通認識を持った上で開始しましょう。また、使用後のフィードバックにも耳を傾けてチューニングを行うことで、利用離れ防止につなげることもできます。
まとめ
一口にナレッジマネジメントツールといっても性質は大きく異なるため、情報の取り出し方や用途など、さまざまな視点から自社に最適なツールを比較して選ぶことが重要です。また最後に述べたとおり、ツールを導入することでめでたくナレッジマネジメントが完了するということはなく、むしろそこからが本番であるといえます。もし、社内のナレッジ共有がうまくいっていないとお困りのようでしたら、ぜひご相談ください。
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よくある質問
- ナレッジマネジメントとは何ですか？
ナレッジマネジメントは、企業において社員が持つ知識や技術、ノウハウなどを社内で共有し、企業の資産にしながら経営へ生かすマネジメント手法です。
- 「SECIモデル」とは何ですか？
個人の持つ感覚的な「暗黙知」を言語化し具現化することで「形式知」へと変換し、形式知同士を組み合わせて新たな形式知を生み、形式知は個人の中で深化した暗黙知へ還元する、これらのサイクルを通して人材のレベルアップや企業の資産価値向上を図るものです。
- なぜ ナレッジマネジメント？
社員が持つ個々の知識や技術、ノウハウを一ヶ所にまとめて管理するとなると、膨大な量の情報になります。ナレッジマネジメントにおいては、この情報に社員がアクセスしやすい環境を構築する必要があり、そのために「ナレッジマネジメントツール」が存在します。
株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
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