2023.05.10
社内コミュニケーションに役立つデジタルツール15選！それぞれの特徴や選定のポイントを紹介
目次
業績を上げている企業の社員に話を聞くと、社内コミュニケーションが活発であり、風通しのよい職場である場合が多く、企業成長のためには社内コミュニケーションが重要であるということがよくわかります。しかし、社内コミュニケーションの重要性を理解してはいても、実際にはコミュニケーション不足の状態を改善できていない会社も多いのではないでしょうか。
テレワーク普及や雇用の流動性と多様性により、ある程度均質化された社員同士が、日々、同じ場所で顔を合わせて働くという前提のハイコンテクストコミュニケーションは不可能になりました。そのため、社内コミュニケーションを活性化させるデジタルツールが注目を集めています。
また、社内コミュニケーションが活発な企業は、さまざまな「社内コミュニケーションツール」を目的に合わせて活用している場合も多く見られます。
本記事では、社内コミュニケーションを活性化できるツールのご紹介や導入のメリット、実際の使い方を解説します。
多くの企業がコミュニケーションにおける課題を感じている
社内コミュニケーションの実態について、毎年調査を実施しているHR総研の2022年度のアンケート調査結果によると、7割以上が「自社の社内コミュニケーションに課題あり」としています。
このことから、大半の企業がコミュニケーションの課題を恒常的に抱えていることがわかります。
一方、コミュニケーションをとりやすいのは「対面」と回答した企業が圧倒的に多く、7割にも及んでいます。逆にいえば、リモートワークが進む中、多くの企業が非対面でのコミュニケーションに難しさを感じていると言ってよいでしょう。
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社内コミュニケーションを円滑にするツールの役割
社内でのコミュニケーション不足を解消するために、多くの企業が導入しているのが社内コミュニケーションツールです。
社内コミュニケーションツールとは
社内コミュニケーションツールとは、社員同士で行うコミュニケーションの活性化や、情報共有、業務効率化などを促すツールです。
たとえばテキストチャットやビデオ会議システム、社内SNS、グループウェア（デジタルワークプレイス）などです。プライベートな場面ではLINEやMessenger（Facebook）、TwitterやFacebook、YouTubeやTikTokなどが人気ですが、これらのビジネス版が社内コミュニケーションツールと呼ばれます（社外とやりとりできるツールもあります）。
さらに、社内に掲載されるホワイトボードの予定表や回覧板などのアナログなツールも、社内コミュニケーションツールの一部にあたります。
この記事ではチャットやSNSといったデジタルツールに限定してご紹介しています。
社内コミュニケーションツールが普及した背景
スタート当初はドキュメント管理機能としての役割を主に担っており、社員が使いたい資料にアクセスするための窓口として利用されていました。これは会社から社員への一方的な情報提供であり、通達や回覧を電子化したようなものでした。当時の社内コミュニケーションツールは電話やEメールが主に使われており、デジタル化の波はここから訪れます。
2000年代に入ってから、Facebookやmixiなどの投稿機能を持つソーシャルメディアの広がりとともに「自らが発信でき、それに対して反応をもらう」双方向あるいは1対他のコミュニケーションスタイルが主流となっていきました。Facebookとmixiはほぼ同時期にサービスを開始しましたが、日本ではFacebookよりもmixiのほうが流行っており、徐々にTwitterやFacebookへ移行することとなります。なお、世界初の社内SNSは2004年にビートコミュニケーションが「Beat Communication」というパッケージをリリースしており、mixiの流行に合わせてmixiに似たUIを採用するにいたっています。
コミュニケーションのこうした変容に伴い、ビジネスシーンにおいても掲示板やコメント機能やソーシャル機能を持つ社内SNSなどの社内コミュニケーションツールを採用する企業が増加しており、この潮流は現在も続いています。
さらに近年では在宅勤務をはじめとしたテレワークなどの多様な働き方に合わせて、場所を選ばず利用できる「デジタルワークプレイス」としての機能を持つ社内コミュニケーションツールが主流となってきています。
デジタルワークプレイスとは、社内ネットワークの一箇所に業務アプリケーションや社内コミュニケーションツールが集約し、そこにアクセスすればすべての業務や社内コミュニケーションを行えるというツールやサービスの総称です。
社内イントラや社内ポータルは、もともとは情報の倉庫、情報の置き場としての役割を担っていましたが、今では社内コミュニケーションの場、ワークプレイスとして進化しました。世の中の変容に合わせて、社内でのコミュニケーションが変化してきたことがわかります。
社内コミュニケーションツールによりデジタルワークプレイスの時代へ
デジタルワークプレイスとは、いつどこにいてもインターネットに接続さえすれば作業や仕事上のやりとりができる、新たな働き方を支援するビジネス戦略です。業務に必要なアプリケーションや情報、コミュニケーションツールをクラウドベースのデジタル空間上に集約し、PCやスマートフォンをはじめさまざまなデバイスでアクセス可能となります。
個人のデバイスにデータやアプリケーションを置かず、これらの資源をサーバーにより一括して管理することができます。デジタルワークプレイスの普及によってビジネスにさまざまなメリットがもたらされます。
デジタルワークプレイスという考え方自体は時代に応じた新たな働き方において生産性や業務効率を高める手段のひとつとして、以前から存在していました。これまでできなかった構想がデジタル技術の進化と高速インターネット回線、社内コミュニケーションツールの普及により、近年になってようやく実用化されました。
社内コミュニケーションツールを利用するメリット
社内コミュニケーションツールを利用するメリットは大きく分けて５つ挙げられます。
コミュニケーションの活性化
社内コミュニケーションツールを利用することで、離れていてもこまめに連絡を取り合うことができます。
チャットツールや掲示板、SNSはすぐに返信する必要がない非同期型コミュニケーションツールであるため、社員にとっては電話よりも気軽です。
また、通常業務ではなかなか接点のない他部門の社員とも交流ができます。イラストを使ったスタンプ機能、アイコン機能を搭載しているツールもあり、カジュアルなコミュニケーションがとれることも魅力の一つです。
これまで社内コミュニケーションの型として「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」がしばしば言及されてきましたが、最近では「ザッソウ（雑談・相談）」という言葉が生まれるくらいに、こうしたカジュアルなコミュニケーションが重視されるようになってきました。
業務効率の向上
チャットツールはEメールと比べるとスピード感があります。たとたとえばEメールでは1本メールを送るだけでも、宛先を選び、冒頭にあいさつ文を書く手間がありました。さらにそれまでのやりとりを振り返る際は、前のメールに遡ったりメール下部にずらっと並んだ引用文をスクロールして探したりする必要があり、あまり効率のよいものではありませんでした。
チャットツールは基本的に用件やそのときの内容を短くシンプルに記載することに特化しています。打ち合わせのやりとりも残すことができますので、あえて議事録を作る必要もありません。プロジェクトごとにやりとりが管理されていれば、後任者はメッセージをスクロールするだけで業務の流れと文脈をつかむことができ、わざわざ引継ぎ資料を作る手間も不要です。業務とコミュニケーションは密接に関係しているのです。
情報共有の効率化
社内コミュニケーションツールを活用すると、情報共有も円滑にできるようになります。クラウド上のワークスペースにドキュメントの共同編集が備わっていることも多く、ファイルも一元管理できます。これらのファイルを1つのURLだけで多数の社員に共有することも可能です。
属人化の防止
社内コミュニケーションが不足すると、業務を自分のやりかたで進めてしまうために仕事が属人化します。報連相もなおざりになり、上司は部下の作業状況を把握することが難しくなっていきます。そしてそのまま改善の機会を失い、生産性や業務の正確性、チームビルディングに支障をきたします。この属人化を防止する役割を果たすのも、社内コミュニケーションツールが持つメリットのひとつです。
エンゲージメントの可視化と向上
社内コミュニケーションツールを活用することで、会社と社員、部門と部門、上司と部下、社員と社員などの関係を深めることができ、エンゲージメントの向上につながります。
しかしエンゲージメントは、ツールの特性や機能を活用してコミュニケーションをとらない限り向上しません。社内コミュニケーションツールを使い、その中で生まれるコミュニケーションが促進し、活発な議論が交わされる中でこそエンゲージメントは高まります。
そうしたコミュニケーションツールに蓄積されるデータはコミュニケーション組織内の大きな傾向や問題を捉えることに活かすことができます。
また、オンラインでのコミュニケーションが増える中で、チーム内のマネジメントの難易度があがりました。社員一人ひとりのモチベーションや調子、仕事の忙しさなどもリーダーから見えにくく、適切なフォローや手助けが行き届かなくなっています。
社内コミュニケーションツールを用いれば、チャットやメールなどのコミュニケーションの量、連絡相手の多様さ（孤立していないか・話し相手が固定化していないか）、作成したファイルの数など、社員が抱える不調や問題に目が届くようになります。ただし、「従業員の一挙一動を監視する」といったものにならないよう注意が必要です。
コラボレーションの推進
社内コミュニケーションツールの導入により、リアルの場では関わりのない社員同士をつなげることも可能となります。社員同士ツール内で情報交換や協働して業務を行うといった、デジタルコラボレーションが起こりやすい環境を整備することで、これまでにない新しい価値が生まれる可能性があります。
たとえば社内ポータルサイトがあれば、部署をまたいだコミュニケーションはさらにスムーズになり、従業員自らプロジェクトを発足したり意見交換をしたりと、企業活動が活発化していくでしょう。
ツール導入の失敗と社員起点のコミュニケーション設計の重要性
部門間のコミュニケーション活性化のために「社内SNSを導入したが、社内コミュニケーションが活性化しなかった」という話を聞いたことはないでしょうか。
そもそも、「話すことがない」「関係性が悪い」「部署間で使用している専門用語が違う」などの問題を整理しないまま導入してもあまり意味がありません。コミュニケーションツールの導入＝活性化というイメージがあるかと思いますが、その前にコミュニケーションを可視化することが重要です。
その理由は、企業が描いている事業の戦略や社員の働き方といった経営テーマと、現状の社員同士のコミュニケーションがどの程度フィットしているかを明確にしない限り、いくら社内コミュニケーションツールを用いても問題点や課題が解決しないからです。
現状の社員同士のコミュニケーションを整理、可視化すると、社内コミュニケーションツールを導入するべき問題点が見えてきます。まずはこの問題点を洗い出し、目的を持って社内コミュニケーションツールを導入していくことが大切です。
社内コミュニケーションツールを導入しただけでは活性化しない
社内コミュニケーションツールに代表される「社内ポータル」「社内SNS」「チャットツール」「いいねボタン」などは、「情報共有の効率化」や「コラボレーション促進」、「心理的安全性」など達成させるために導入されます。しかし、「社内ポータルを導入したが、情報システム部への問い合わせは減らない」「社内報をWeb化したものの、誰も見ない」「社内SNSには誰も投稿しない」「いいねボタンを押したんだから伝わっているはずだと思い込んでいる」などの問題も浮上します。このような状態ではツールの導入が逆効果になってしまう場合も少なくありません。
上記の根本の原因を特定し、整理して説明できるのはごく限られた人だけではないでしょうか。。しっかりと原因を突き止めないまま社内コミュニケーションツールを導入したとしても、効果的なコミュニケーションの改善や向上は望めないでしょう。
「そもそもコミュニケーションを取りたいのか？」「コミュニケーションを取る必要性があるのか」など、動機や要求がない場合に「場」や「ツール」を提供することは逆効果になります。ツールは組織内のコミュニケーションがなされて機能するもので、コミュニケーションを担保するものではありません。コミュニケーションの主体は人であり組織であるという事実を認識した上で、ツールの導入を検討しましょう。
ツールは必然性を担保し、人が偶然性のあるコミュニケーションを産み出すから価値になる
社内コミュニケーションツールは、ある一定の必然性を担保するのみです。コミュニケーションにおける偶然性を担保するものではありません。
たとえば、お互いの共通の趣味や出身校が同じなど、コミュニケーションを取る中で偶然性があるでしょう。このような偶然性がお互いの理解を深め、価値のあるコミュニケーションとなります。
企業は社内コミュニケーションツールの導入に向けて、導入計画やテスト導入計画を情報システム部や事業部は事細かに計画を立てます。活用のガイドラインやポリシー作成、ユーザー教育など、活用してもらうユーザーに向けて、ありとあらゆる施策を講じます。
しかし、だからといって価値のあるコミュニケーションが生みだされるわけではありません。コミュニケーションを価値のあるものにするかどうかは、あくまでも人だという認識を忘れないようにしましょう。
【用途別】社内コミュニケーションツールのおすすめ15選
ここからは、おすすめの社内コミュニケーションツールをピックアップするとともに、利用時のメリットと、どのような情報をやりとりするのが最適なのかをご紹介します。
デジタルワークプレイス
【おすすめのツール：Microsoft Teams、Slack、Chatwork】
メリット：メールと比べると短文で簡単なやりとりを行うのに向いています。また、話題ごとにチャンネル（チャネル）を設けたり、関係者同士でグループを作ってやりとりができたりするため、オンラインで文字を使いながら簡易的な打ち合わせも可能です（きちんとした打ち合わせはビデオ会議システムを推奨します）。スマートフォンやタブレット用にアプリも用意されていることが多く、いつどこにいてもインターネットさえあれば閲覧・返信が可能です。
- Microsoft Teams（無料プラン：あり）
- Microsoft社のビジネスチャットツールです。他のMicrosoft製品と連携ができるため、チャットをしながらWordやExcelを同時編集することも可能です。また、プロジェクトごとにチームを作ったり、チーム内の話題に合わせて複数のチャネルを設ける等が可能です。
- Slack（無料プラン：あり）
- 海外産ビジネスチャットツールです。ローカライズの精度が高く、国産のツールと比べても使い心地は遜色ありません。IT企業やWeb業界で多く用いられています。さまざまな外部サービスとAPI連携できるメリットがあります。SlackもMicrosoft Teamsと同じく話題に合わせて参加者を分けられます。
- Chatwork（無料プラン：あり）
- 国産ツールの中でシェアNo.1（2020年度）を誇るビジネスチャットツールです。操作が簡単なため、業界や職能を問わず導入されています。ファイル共有やビデオ会議システムなども備え、これひとつで社内コミュニケーションがまかなえるといっても過言ではありません。
イントラネット、ポータルサイト、Web社内報／社内CMSサイト
【おすすめのツール：サイボウズ ガルーン、HCL Notes、SharePoint Online、Google Workspace】
メリット：パソコンの電源を入れるとイントラネットのポータルにつながるように設定できるので、会社として発信したいコンテンツを社員の目に触れさせることができます。また、掲示板機能で情報交換・共有の機能を使い社員の関係性を深めることもできます。とくに掲示板やWeb社内報などでは、より社員のプライベートを垣間見ることができるようなトピックを用意することで、仕事以外での共通点や接点を見つけて会話を促すきっかけにもなります。部活動の掲示板などを作る会社もその一環と言えます。
- サイボウズ ガルーン（無料プラン：あり）
- 社内ポータルやスケジュール共有、ワークスペースやワークフローなど主要機能をすべて押さえつつ、国産ならではの直感的なUIが人気のグループウェアです。初期費用がかからない点も魅力です。
- HCL Notes（無料プラン：なし）
- Notesは、グループウェアの先駆者ともいわれる存在です。スケジュール共有やファイル管理、ワークフロー、掲示板機能を備え、チャット機能や在席確認機能も網羅されました。自社のサーバーにインストールする形式なので、クラウド型では不都合がある場合や、自社用にカスタマイズしたいと考える大手企業の場合には便利でしょう。
- SharePoint Online（無料プラン：なし）
- Microsoftがビジネス向けに提供している、ファイル・情報共有が可能なクラウドサービスです。Microsoftのファイル・情報共有サービスにはOneDriveもありますが、SharePointOnlineには社内向けサイト作成機能が備わっている点が異なります。チームやプロジェクト単位でサイトを作成できるため、効率のいい情報共有が実現します。
- Google Workspace（無料プラン：なし）
- Google Workspaceは、企業が必要とするメールやカレンダー、オンラインストレージ、チャット、ビデオ会議、サイト作成といった機能がすべて備わった、Googleが提供するサービスです。プログラミングの知識不要のサイト作成アプリ「Site」を利用すれば、チームやプロジェクト、イベント用のサイトを簡単に作成し、社内チームの作業を簡単に共有できるようになります。
Web会議ツール
【おすすめのツール：Zoom、Microsoft Teams】
メリット：対面のコミュニケーションと近い環境を作ることができるため、テレワークで大活躍しています。以前は高価なマイクやカメラが必要でしたが、現在は安価で販売されているほか、パソコンに内蔵されていることも多く、またスマートフォンでも利用できるためハードルが極めて低くなりました。インターネットの回線速度やモデム・ルーターの性能さえ十分であれば、会話が途切れることも少なくストレスフリーで活用できます。
- Zoom（無料プラン：あり）
- 2020年の新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の流行と働き方改革推進の動きに合わせて一気にシェアNo.1に躍り出たWeb会議ツールです。テレワークでのWeb会議時に自宅を見られたくない人のために、背景を仮想化する機能が人気を博しました。一時期はセキュリティ上の問題が発生していたものの、現在は解消され、再び利用率が高まっています。
まとめ
今回は社内コミュニケーションのデジタルツール12選をご紹介しました。ここまで読んで比較検討し、気になったツールはすぐにでも試用したくなるかもしれませんが、まずは最後に解説したとおり、社内コミュニケーションのあり方を今一度整理しましょう。ソフィアは社内コミュニケーションや社内コミュニケーションツールの支援を得意としておりますので、検討の際はぜひおまかせください。
よくある質問
- インターナルコミュニケーションとは何ですか？
社内やグループ会社内など、同一の組織内における広報活動のことです。「社内広報」や「インナーコミュニケーション」とも呼ばれ、社内報や社内セミナー、対話集会などを通して、社内におけるコミュニケーションを活性化する活動全般を指します。
こうした活動は、組織の価値観や文化に対する社員の知識・理解を深めることにつながります。会社のビジョンを外部に向けて主体的に発信することのできる社員を育成し、組織全体を良い方向へと導く取り組みとして、インターナルコミュニケーションが行われます。
- 社内コミュニケーションツールの役割は何ですか？
社内コミュニケーションツールによりデジタルワークプレイスの時代へと移行しました。デジタルワークプレイスとは、いつどこにいてもインターネットに接続さえすれば作業や仕事上のやりとりができる、新たな働き方を支援するビジネス戦略です。業務に必要なアプリケーションや情報、コミュニケーションツールをクラウドベースのデジタル空間上に集約し、PCやスマートフォンをはじめさまざまなデバイスでアクセスできます。
個人のデバイスにデータやアプリケーションを置かず、これらの資源をサーバーにより一括して管理することができるのでビジネスにさまざまなメリットがもたらされました。
株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
