社内ポータルとは?機能と役割 構築の際のポイントを解説

「社内ポータル」は、自社で使ったことのない人にとってはあまり馴染みのない用語かもしれません。簡単にいえば、「社内の情報を集約した入り口のサイト」です。
今回はこの社内ポータルについて詳しく解説しながら、構築の際のポイントについても触れていきます。

社内ポータルとは?

「ポータル(portal)」は、「玄関」「入り口」を表す英単語です。冒頭で述べたようにポータルサイトとは、情報の入り口の役割を担うサイトを意味します。

社内ポータルの概要

一般的なポータルサイトといえば、例えば「Yahoo! JAPAN」が有名で、さまざまなジャンルの情報へアクセスするための入り口となっています。インターネットを頻繁に使う方なら、こういったポータルサイトによって、自分の欲しい情報が簡単に見つかった経験があるかと思います。
対して社内ポータルは、社内の人間しかアクセスできないイントラネット上に設置されたポータルサイトです。社内ポータルでは、社内のイントラネット内の他のページ、社外のWEBページだけでなく、社員だけが使えるスケジューラーや勤怠ツールなどにもアクセスできるものがほとんどです。

社内ポータルの機能・役割

社内ポータルは会社での業務において明確な機能と役割を持ちます。それぞれの機能や役割について解説していきます。

情報の一元化

スケジューラーや勤怠ツールをはじめ、社員にとって業務に不可欠なツール群がネットワーク上のあちこちに散らばっている状態は業務効率の観点から好ましいとはいえません。これらを社内ポータル経由でアクセスさせることで、情報の統合、一元化を図ることができます。

ワークフロー申請

社内ポータル上で、交通費や各種経費の精算が可能です。稟議の申請などもワークフローを通じて行うことができ、社内の業務効率化に大きく寄与します。さらにペーパーレスにも一役かっています。

コミュニケーションツール

社内ポータルは掲示板やチャットツールを内包しているものが多く、気軽なコミュニケーションの場として最適です。特に近年導入が加速しているテレワーク下では社内コミュニケーション不足が懸念されており、こうした場の提供はその解決に役立ちます。

スケジュール管理

チームや関連部門のメンバーのスケジュールを、ブラウザから一覧で確認できます。メンバーの予定を把握することで、打ち合わせの日程を決めたり、上司が不在の時間を把握したりすることができます。

プロジェクト管理

プロジェクトの進捗状況や参画メンバー、現在のタスクの担当者を確認できます。状況を全員で共有できるため、遅延や抜け漏れが起きにくくなります。また、プロジェクトメンバーだけのチャンネルを作ってチャットを行ったり、定期ミーティングのスケジュールを繰り返し申請したりと、複数のツールを連携して密なコミュニケーションが可能です。

勤怠管理

社内ポータルにログインした時点でタイムカードを打刻したものとみなして、勤怠管理に使うことができるツールもあります。特にテレワークにおいてはタイムカードへの打刻ができないため重宝するでしょう。また社員のログ情報は自動的に集計されるため、コーポレート部門の負荷を大きく軽減できます。

社内ポータルサイトを構築する際のポイント

業務効率化に大きく貢献する社内ポータルサイトですが、実際に自社で構築する際のポイントを7つにまとめました。

ポータルサイトの機能と自社の課題とを照らし合わせる

例えば、メッセージアプリ、ワークフロー、勤怠管理が点在していて使い勝手が悪いというようであれば、これらを統合させる目的でポータルサイトの導入は効果的です。また、プロジェクトを遂行するにあたってメンバーの予定管理、議事録や必要データの管理が煩雑なようであれば、やはりポータルサイトを導入して、スケジュールやドキュメント保管を一元化するとよいでしょう。
先に挙げたポータルサイトの機能を参照して、それが自社の課題を解決しうるものであれば、ポータルサイトの導入によってその課題が解決できる可能性が大いにあります。

課題・目的を整理する

機能だけを見て「便利そうだから」と短絡的に導入に踏みきってしまうと、社内の課題やニーズに合わずに定着するのが難しくなってしまいます。社内にどんな解決すべき課題があり、どういった目的で導入するかを明確化し、関係者間でブレのないように共有したうえで機能を決めていきましょう。

情報設計を行う

社内に点在するさまざまな情報やドキュメント、リンクや帳票などを社内ポータルで統合していく中で、何かを探しにきた人が、それがどこにあるかをすぐわかるように社内ポータルを設計する必要があります。目的別(休暇取得や人事制度の確認、相談窓口…)、発信元別(人事部発、広報部発、…)、など、さまざまな分類の方法があります。ポータル設計の際にはユーザーヒアリングを行い、どんなニーズでポータルにアクセスすることが多いのか、など、ユーザー中心で情報設計を行うことが重要です。

使われやすいデザインとインターフェースを意識する

いわゆるUI(ユーザー・インターフェース)を指します。UIとは、“ユーザーと物やサービスの接点(インターフェース)”を意味します。例えば社内ポータルをPCで閲覧した場合、ページの構成やメニューの項目・並び順、文字の大きさやフォント、色づかい、ボタンのデザインなど、画面で表示される情報の全てがUIにあたります。

前項で説明した情報設計をもとにUIを決めていきます。
どんなに便利なツールが統合されていても、社内ポータルが見にくかったり動線がわかりづらかったりすると、思ったように利用されないケースがあります。また最近ではスマートフォンでのWebサイト閲覧も当たり前になっているので、モバイルデバイスにも最適化されたデザインが必要でしょう。自社でアイディアが浮かばない場合は、社内ポータルの構築実績が豊富な協力会社に相談するとスムーズに進みます。

セキュリティ意識の強化

社内ポータルには社員の個人情報をはじめ、取り扱いに注意が必要な情報が集約されるため、情報漏洩を防ぐための社員への注意喚起が必要です。現在はテレワーク推進期ということもあり、社員の自宅や外出先からのアクセスも予測されます。「テレワークで使用しているPCを他人と共有しない」、「公共の場所でPCを開いたまま席を立たない」など、社員のセキュリティ意識の強化に努めましょう。

参考:テレワークを行う際のセキュリティ上の注意事項(独立行政法人情報処理推進機構)

コミュニケーションの場を整理する

社内ポータルでチャットツールや掲示板を導入できても、それがどんな目的で設置され、どう使われるべきなのかを明示しておかないと、場が荒れたり過疎化したりします。コミュニケーションツールを社内ポータルに設置する際は、どのような場にしたいかを整理してから実装しましょう。

組織課題の解決のための情報発信をはかる

ブラウザを立ち上げて最初に開かれるポータルサイトは、社内でもっとも見られやすいWebサイトであると言えます。閲覧率の高いメディアとして、社員の行動変容に繋がる情報の発信に活用できます。組織課題や事業課題を踏まえ、注力するテーマを決め、それに合致するコンテンツを制作しましょう。具体的な事例では、「自律的なキャリア開発」を標榜し、社内でのキャリアパスに関する情報発信のサブサイトを設けたり、経営計画やビジョンの解説、SDGsなどの注力テーマの解説などのコンテンツを置いている会社もあります。
業務に必要なツールとしてだけでなく、社員と共有したい情報の設計にも気を配ってみてください。

社内ポータルリリース後の注意点

多くのサイトがそうであるように、社内ポータルもリリースして終わりではありません。リリースしたあとにも行っておくべき作業について解説します。

常に最新情報に更新する

サイトにとって最新情報の掲載は不可欠です。特に社内の情報は古いものが混じっていると混乱を招いたりトラブルの元になったりします。さらに「ここへ来ても最新情報が得られない」と社員が感じるようになると、社内ポータルにアクセスしなくなってしまうため、要注意です。

情報発信の際のテンプレートを用意する

情報発信のテンプレートを用意しておくと、発信する側の時間短縮になるだけでなく、閲覧する側にとっても見やすいポータルサイトを保つことができます。見やすく更新しやすいテンプレートを開発し、活用していきましょう。

社員のセキュリティ意識の向上を図る

昨今の社内ポータルは外出先からクラウド経由でアクセス可能です。そのため、自宅や立ち寄った場所でパソコンやスマートフォンを開いて閲覧や書き込みができます。これはすなわち、第三者に見られる危険性が非常に高いということです。また、交通機関内で社内ポータルを見ながらうっかり話した内容が機密情報にあたることも考えられます。とはいえ、仕事にスマートフォンなどモバイル機器を用いることももはや当たり前となり、利便性も大きく向上しています。「セキュリティ」を縛りすぎて何もできなくなってしまうのでなく、社員の一人ひとりが情報の価値・リスクを正しく判断し、状況に応じた行動を考えるような意識を醸成していきましょう。

将来的なポータルの理想像「デジタルワークプレイス」

社内ポータルは、デジタルトランスフォーメーション(DX)の推進とともに、より注目が集まっています。これを具体化したものが「デジタルワークプレイス」です。

デジタルワークプレイスとは、業務に不可欠なツール群や各種情報、コミュニケーションツールをオフィスからクラウド上に移行し、マルチデバイスでアクセス可能にすることで、インターネットに接続さえできれば時間や場所を問わず業務や業務上のやりとりができるという、昨今のテレワーク時代に即した働き方を実現するビジネス戦略です。

今まで実際のオフィスでやってきたことを、できるだけそのまま、あるいは効率をさらに高めながら、WEB化していくという試みで、「紙業務の電子化」の更に次の段階と言えるでしょう。気軽に使えるWEB会議ツールや、共同編集可能なPowerPoint、Excelファイルなども、デジタルワークプレイスの考え方に基づくものです。

その他、集合研修や、情報発信の掲示板といったものもWEB化が可能ですし、中にはもっと細かな、「ドアを開け、違う部署の〇〇さんに声をかける」といった動作をWEB化しているアプリケーションもあります。できるだけストレスなく、また本来リアルの場であった細やかなコミュニケーションをも、デジタルの世界に反映していくツールの開発が各社で進んでいます。

参考記事:デジタルワークプレイスで実現できる働き方改革とは?

具体例として、Microsoftがデジタルワークプレイスの実現に向けた開発を進めています。アプリケーションの「Teams」への統合や、SharePointのVR対応により、Teamsからあらゆることができるようになり、VR化した社内ポータルが作れるようにもなるそうです。(実用レベルに至るのはまだ少し先のことかもしれませんが…)これにより、社内ポータルで実現できることの幅がより一層広がっていくと考えられます。

まとめ

社内ポータルはクラウドベースになり、テレワーク時代にも耐えうる仕様となりました。情報の一元化と業務に不可欠なアプリケーションの統合は、日々の業務を理想の形へ変えるきっかけになるはずです。
もし社内ポータルの構築に興味があれば、豊富な導入実績を持つソフィアにぜひご相談ください。

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