社内ポータルサイトの導入成功事例 役割や社内情報共有ツールとの違いなど

働き方の多様化に伴って、社内ポータルサイトに注目が集まっています。全ての社員が同じ場所で働くことが当たり前ではなくなり、情報共有のタイムラグや社内コミュニケーション不足が目立つようになったことから、効率的に社内の情報を一元化できる社内ポータルサイトは非常に効果的です。
本記事では、社内ポータルサイトの役割や、導入に成功した企業の事例を交えて解説していきます。

社内ポータルサイトとは?

「ポータル(portal)」という言葉が「玄関」や「入り口」を意味するとおり、ポータルサイトは情報にアクセスする入り口の役割を持つサイトです。その企業版が社内ポータルサイトとなります。

社内ポータルサイトの概要

社内ポータルサイトは、社内のさまざまな情報を集約したサイトです。一般的なポータルサイトと異なり、イントラネットを通じて社員だけがアクセスできます。

社内ポータルサイトとその他の社内情報共有ツールとの違い

社内ポータルサイトと似たツールとして、グループウェアや社内掲示板、社内SNSなどが挙げられます。社内ポータルは情報共有としての役割を第一に持ちますが、これらのツールは目的が異なります。

グループウェア

グループウェアにはスケジュールやメッセージ、勤怠管理など社内ポータルと同じ機能もありますが、基本的には「業務効率化」を目的としたツールです。

社内SNS

社内SNSはFacebookのようなSNSサービスを社内限定で利用できるツールです。コミュニケーションの活性化に主眼が置かれている点で社内ポータルサイトと異なります。

社内掲示板

社内掲示板も社内SNSと同じくコミュニケーション活性化を目的としたツールです。トピックごとにスレッドを立ててその中で各話題を広げていくシステムになります。

社内ポータルサイトでできること

社内ポータルサイトでは上記で挙げた他のツールと同じこともできますが、基本的には社内のさまざまな情報にアクセスする「入り口」であるという考え方をするとわかりやすいでしょう。

情報を一元管理

会社から発せられる情報を、社内ポータルサイト上で一元管理することができます。“ペーパーレス”の実現に一役買うことの他、社内の最新の情報を一か所に集めることで、社員の情報取得や、業務を効率化することができます。また、一つの社内ポータルサイトを全社で閲覧できるようにし、各部署の状況をリアルタイムに共有することで、他部署との連携を密に、情報伝達の効率を向上させることもできます。

申請機能

いわゆる「ワークフロー」と呼ばれるもので、グループウェアに搭載されていることもあります。経費や交通費の精算、稟議など各種申請を社内ポータルサイト上で行うことができ、ペーパーレスがもっとも効果的に機能する部分です。申請自体も紙ベースで行っていたころよりも迅速に進み、社内の問い合わせ対応の工数も削減できます。

コミュニケーション機能

社内で情報を交換したり共有したりするために役立つ、コミュニケーション機能です。経営層から社員へメッセージを配信し、それに対して社員がコメントしたり、社員同士が情報を持ち寄ったりと、オフラインのコミュニケーションを補完する形で用いられます。
また大企業では普段接点のない他部署の社員同士が触れ合う、いいきっかけになるでしょう。

社内ポータルサイトの成功事例

ここからは、社内ポータルサイトを効果的に構築した企業の事例を4社紹介します。

三井住友トラスト・パナソニックファイナンス株式会社

三井住友トラスト・パナソニックファイナンス株式会社は、散在していたデータを整理してすべてを社内ポータルサイト「Global Portal」からアクセスできるようにすることで、「情報の探しやすさ」を実現しています。
同社の社員は出社するとまず社内ポータルサイトを立ち上げて、メールチェック、経費処理、社内決済などの業務に入っていきます。あちこちに点在するツールを起動しなくても、社内ポータルサイトひとつで業務を始められることは情報集約の点で極めて優れているといえます。
さらに「Global Portal」では、送り手である会社都合の情報発信ではなく、各部門が自発的に情報を取得する「プル型」の情報共有を実現しています。これにより、社員が「アクセスしよう」と思える社内ポータルサイトになっている点も成功の鍵といえるでしょう。
同社はこの社内ポータルサイトの運用によって、社内規程・手続きに関する問い合わせなど、管理部門の問い合わせ工数の大幅な削減を実現しました。

株式会社東横イン

同社は2016年に、今後30年の成長ビジョン達成に向けて、クラウドを活用した社内ポータルサイトを中心とした社内の情報共有基盤を全面的に刷新しています。
社内公募によって「T-net」と命名された東横イングループの社内ポータルサイトは、全社員がパソコンのブラウザを立ち上げると最初に表示されるようになっています。社内で必要な各種申請書類を全文検索機能で探せるほか、リンク集、ワークフロー、新入社員へのトレーニング用映像コンテンツや接客マニュアルなどを一元化しました。
毎月600〜700件あったFAXを今では全てなくすことができ、大容量の動画コンテンツも容易に全社で共有できるようになっています。

社名非公開①事業部ソーシャルの立ち上げ

営業力強化と顧客満足度向上が課題となっていた同社では、顧客の最前線に立つ営業部門とサービス提供部門、バックヤード支援部門からなる社内バリューチェーンとが分断されているために十分に情報共有できていないことが課題でした。
そこで、新たなコミュニケーションプロセスとして社内ポータルサイトを立ち上げ、その中で全社がコミュニケーションを行える基盤を構築しました。はじめは主力営業部門にトライアルで導入し、当部門でコミュニケーションのありかたに変容が起きたことを実証。そのうえで2カ月ごとに各部門へと順次導入を図り、全社で社内コミュニケーションスタイルの変化を実現しています。

社名非公開②事業部ポータルサイトの再設計

業務システムの老朽化に伴って、Googleが提供するG Suite(現Google Workspace)を新たに全グループへ導入することが決定した同社では、G Suiteの機能をフル活用することで、以前のWeb社内報よりもインターナルコミュニケーションの効果が高い社内ポータルサイトの構築を実現しています。Google Workspaceは優れたグループウェアですが、GoogleサイトはSaaS商品のためデザインや機能を独自開発することが難しいため、再現不可能な部分は他の社内メディアや運用でカバーできるように運用フロー・運用体制を設計していったことが成功の要素であったといえます。

将来的なポータルの理想像「デジタルワークプレイス」とは?

デジタルトランスフォーメーション(DX)の推進に伴って、社内ポータルは昨今になってさらに注目を集めることとなりました。これを具体化したビジネス戦略が「デジタルワークプレイス」です。
デジタルワークプレイスとは、社員の日常業務に欠かせないツールや、会社から周知すべき情報、チャットやSNSといったオンラインでのコミュニケーションツールをオフラインからオンライン上に置き換えて、すべてのデバイスでアクセスできるようにすることで、インターネットに接続すればいつどこにいても作業ややりとりができるという、新たな働き方を実現するビジネス戦略です。

参考記事:デジタルワークプレイスで実現できる働き方改革とは?

デジタルワークプレイスの具体例としてはMicrosoft社の取り組みが挙げられます。全ツールの「Teams」への統合、VRに対応したSharePointによって、すべての作業がTeamsから始められるようになり、VR版の社内ポータルサイトが構築できるようにもなります。まさに、デジタルトランスフォーメーションを具現化したソリューションといえるものです。

まとめ

働き方改革だけでなく、新型コロナウイルスの感染対策も相まって、社内の情報共有効率化は今後もトレンドとして続いていくでしょう。また、DXの観点からもクラウドベースの社内ポータルサイトの導入はほぼ必須といえます。
社内ポータルサイト導入を検討されている企業様は、導入支援の実績が豊富なソフィアまでお気軽にお問い合わせください。

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