タスクフォースのメリットや具体的な実行の流れを解説
目次
タスクフォースとは、もともと軍事用語であったものがビジネスに派生した用語です。企業が不祥事や問題を起こして危機に瀕したときや、社会状況の変化で窮地に陥ったときなど、会社にとって大きな変革を強いられるような場面で編成されるチームがタスクフォースです。まさに軍事でいうところの機動部隊のような存在といえます。
本記事では、タスクフォースを企業に編成するメリットや、タスクフォースを用いて組織改革を進める際の流れについて解説していきます。
タスクフォースとは
冒頭で解説した通り、タスクフォースとは、軍事用語の「Task Force」が由来の言葉です。ビジネスで使われるようになった背景について解説していきます。
タスクフォースの概要
タスクフォースは、もともと軍事用語で「機動部隊」を意味する言葉です。機動部隊とは、状況に応じて素早く行動できる部隊を意味します。機動部隊には急を要する重要なミッションを遂行する役目がしばしば割り当てられますが、それがビジネス用語に転じて、緊急性がある重要課題を解決するために編成された臨時のチームを“タスクフォース”と呼ぶようになりました。
タスクフォースと混同しやすい言葉
タスクフォースと類似した言葉について解説します。
プロジェクトチーム
プロジェクトチームは長期的な課題解決や目標達成にあたる場合に用いられます。タスクフォースとの違いですが、タスクフォースは迅速に解決すべき課題を扱うという点でプロジェクトチームと異なります。
クロスファンクショナルチーム
クロスファンクショナルチームは、全社的な課題を解決する際、横断的に組織されます。また、社外から人材を招集することもあり、タスクフォースよりさらに大きな課題解決に臨みます。
ワーキングチーム
ワーキングチームはタスクフォースとほぼ同義です。特定の課題を解決するために編成されたチームを意味します。
タスクフォースのメリット
タスクフォースを立てることには、さまざまなメリットがあります。
課題解決のためにリソースを集中できる
従来の事業と切り離した形でタスクフォースが課題解決に臨むことで、リソースを集中できます。従来の事業は存続しながらタスクフォースが緊急の課題に対応することで、企業のサステナビリティを保持できるともいえるでしょう。
組織を横断した取り組みができる
関係する各部署から人材を選抜して編成するため、組織を横断して自由に活動が可能となります。組織全体に関わる変革においては、既存の部署から適切な人材を選びチームを組むことで、タスクの遂行後のフォローについても各部署で行うことができるようになるのです。
既存の組織構造に依存しない
前述のとおり、タスクフォースは関係部署から人材を引き抜き、タスク遂行において必要な社内の権限を獲得することができます。本来承認に時間がかかる稟議を短縮でき、必要に応じて社外から人材を招き入れることも可能です。そのため、組織構造に依存せず独立した動きをもって活動できるという大きなメリットがあります。
タスクフォース実行の流れ
タスクフォースのメリットについて解説してきましたが、次にタスクフォースを実行する際の実際の流れを解説します。
タスク遂行のための権限を得る
緊急で規模の大きな課題を解決するタスク遂行のためには、チームの判断で発動できる権限が必要です。これらを一つひとつ関係各所に確認していてはスピード感のある解決ができません。タスクフォースのメンバーにはタスクを遂行できるだけの権限を付与するようにしましょう。
課題とスケジュールの明確化
課題解決に向けて、課題がどんなものでゴールはどこなのかを明確にします。課題の内容と規模感を把握したら解決までのスケジュールを引きましょう。
適正なメンバー・リーダーの選出
タスクを迅速に遂行できるスキル・ノウハウを持ったメンバーと、彼らを統率できるマネジメント力を持ったリーダーを選出します。メンバーは関連する各部署から選出してください。
施策の実行
会社の危機に際して、真摯かつ迅速な対応が求められます。大きな課題を解決するうえで生じた小さな課題を解決してくための柔軟性も必要です。
施策のモニタリング
施策の成果を把握し、PDCAのサイクルを回しながら精度を上げて次の行動につなげます。
施策の振り返り
行った施策を振り返ります。タスクフォースは臨時のチームであるため、知りえた情報やノウハウが残らないことがしばしば起きえます。実行した施策は必ず振り返り、ノウハウとして蓄積していきましょう。
施策で得たノウハウの社内共有
蓄積したノウハウは社内に還元していきます。こうすることで、次に同様の事態が起きたときに一から対応することなく、ノウハウを生かしながらスピード感を持って着手できます。
タスクフォースはコミュニケーションで失敗する
タスクフォースは、過去にIBMのワークアウトや日産のクロスファンクショナルチームなど、色々な変革において大きな成果を上げてきたたことは事実です。しかしながら、決してすべてのタスクフォースがうまくいく場合ばかりではありません。
前述の通り、タスクフォースには大きな権限や優秀な人材など、タスクを遂行するにあたって十分なリソースを集められているにもかかわらず、結果が出なかったり、取り組み前よりも悪い状態になったりするリスクもあります。
その原因のほとんどがコミュニケーション不全によるものだと考えられます。この文脈でのコミュニケーションとは、タスクフォースによるマネジメントに対するコミュニケーションや、社員に対するコミュニケーション、または社外の利害関係者へのコミュニケーションもあります。
タスクフォースが与えられている課題を解決するには、組織の変革が必要となることがほとんどです。そして、組織の変革を実現する上で、組織内の葛藤や社員の抵抗は避けて通れません。
経営やトップがタスクフォースのメンバーに対して大きな権限を与えているということは、同時に説明責任も存在します。少しでも伝え方を間違えると、タスクを遂行する能力がないと判断されるかもしれません。また、社外に関するコミュニケーションのタイミングを間違えれば、株価に影響するかもしれません。
したがって、ありとあらゆるタスクフォースにおいて、コミュニケーションの機能をモニタリングすることは必須のプロセスです。タスクフォースはタスクの遂行がうまくいっているかそうでないかということが重要であると同時に、まわりからどう認識されているかが、それ以上に重要な場合もあるということです。
また、ビジネスにおけるタスクフォースを解説するにあたってD. J. ティース氏の「オーディナリー・ケイパビリティ」と「ダイナミック・ケイパビリティ」について触れておきます。
従来の組織構造における既存部署は、同じ技術を使用して、同じ規模において企業が活動し続ける能力（＝オーディナリー・ケイパビリティ）を持ち、言い換えれば“現状を維持する部署”であるといえます。
対してダイナミック・ケイパビリティとは、変化に対応しやすい自己変革能力、すなわち、社会や社内外の変化に対応して、これまでの経営資産や経営資源、ノウハウなどを分解、再構築し、持続的な競争優位をつくり上げるための能力です。これはまさに、タスクフォースのあり方といえます。
企業がタスクフォースを編成するということは、企業自体を変革していくということでもあるのです。企業全体を変革していくためには、目的遂行のための新しい部署を立ち上げるのではなく、既存の部署から横串的に人員を集めチームを結成することが効果的であると考えられています。
まとめ
近年、コーポレート部門には「人事制度改革チーム」のように、目的がそのままにチーム名になっているチームができつつあります。これは、既存部署・既存の組織構造では解決できない課題が増えているためです。
従来、全社を機能的に運営するために、コーポレート部門が存在してきましたが、既存の人事部、経営企画部、広報部、総務部など言ったオーディナリー・ケイパビリティの継続より、全社横断のタスクフォースが実施するダイナミック・ケイパビリティが求められるようになったことは、不確実性の高い時代において必然であるといえます。
組織開発においても同様で、これまでは経営企画部門がまとめて行っていた業務を「組織開発チーム」のようにタスクフォース的に動くことが大いに考えられます。
こういった背景や考え方を、自社でタスクフォース・プロジェクトチームを立ち上げる際の参考にしてみてください。また、タスクフォースを活用した組織開発においてはお気軽にソフィアまでご相談ください。
関連事例
よくある質問
- タスクフォースとは何ですか？
可及的速やかに解決すべき重要な課題を解決するために発足される集団です。社内の各部署から選出された適任者や社外の専門家などで構成され、通常の企業活動とは切り離された特殊な部隊です。
株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
